Zeitmanagement — Dokumentation

Exalise Zeitmanagement ist ein Arbeitszeiterfassungssystem für belgische KMU. Mitarbeiter stempeln sich auf zwei Arten ein und aus — durch Auflegen eines physischen RFID-Badges auf ein Lesegerät oder durch Antippen ihres Namens und Eingabe einer 4-stelligen PIN auf einem gemeinsam genutzten Tablet mit der Kiosk-Webapp. Jede Stempelung wird automatisch protokolliert, mit dem Arbeitsplan des Mitarbeiters abgeglichen und in einer Monatsübersicht zusammengefasst, die als PDF exportiert werden kann.

Diese Dokumentation richtet sich an die Person, die das System für Ihr Unternehmen verwaltet — meist eine Office-Managerin, ein HR-Ansprechpartner oder die Geschäftsführung. Sie behandelt jeden Teil der Verwaltungsoberfläche: Mitarbeiter hinzufügen, Arbeitspläne einrichten, Feiertage und Abwesenheiten verwalten und Stunden als Bericht exportieren.

Der Zugriff wird pro Firmenkonto (eine License) geregelt, nicht pro individueller Benutzerrolle. Jeder, der sich unter Ihrem Firmenkonto anmeldet, sieht dieselbe Navigation und kann dieselben Aktionen ausführen — es gibt keine separate „Nur-Lese"- oder „Manager"-Ebene.

• Firmenbenutzer — die Personen, die sich anmelden, um das System zu verwalten (Sie, Kollegen, HR). Sie können Mitarbeiter hinzufügen, Arbeitspläne bearbeiten, Ausnahmen und Feiertage verwalten und Berichte exportieren.
• Mitarbeiter — die Personen, deren Zeit erfasst wird. Ein Mitarbeiter ist ein einfacher Datensatz (Name, optionale PIN, optionaler RFID-Badge) — kein Login-Konto. Mitarbeiter melden sich nie in der Web-App an; sie nutzen ausschließlich das Kiosk-Tablet oder ein RFID-Lesegerät.

Wenn Time management oder Kiosk nicht in Ihrer Navigation erscheint, wurde diese Funktion für Ihre License noch nicht aktiviert — kontaktieren Sie uns, und wir schalten sie für Sie frei.

Öffnen Sie Time management in der Hauptnavigation. Diese Seite zeigt ein Raster mit einer Kachel pro Mitarbeiter sowie einer Kachel Add Employee am Ende.

Einen neuen Mitarbeiter hinzufügen

1. Klicken Sie auf die Kachel Add Employee.
2. Geben Sie Vorname und Nachname des Mitarbeiters ein — das sind die einzigen beiden Pflichtfelder, um einen Mitarbeiter anzulegen.
3. Speichern. Sofort erscheint eine neue Kachel im Raster.

Damit ist die Person bereits im System erfasst — RFID-Badge, Kiosk-PIN und Arbeitsplan verknüpfen Sie anschließend (siehe folgende Abschnitte).

Einen Mitarbeiter bearbeiten, archivieren oder löschen

Klicken Sie auf die Kachel eines Mitarbeiters, um das Detailfenster zu öffnen. Dort finden Sie:

• Edit Employee — Vor- oder Nachname ändern.
• Archive Employee — deaktiviert den Mitarbeiter. Er verschwindet vom Tipp-Bildschirm des Kiosks und wird nicht mehr gezählt, aber der vollständige Verlauf (Sitzungen, Arbeitspläne, Ausnahmen) bleibt erhalten. Verwenden Sie dies für jemanden, der das Unternehmen verlassen hat.
• Delete Employee — entfernt den Mitarbeiter und seinen Verlauf dauerhaft. Dies erfordert eine Bestätigung und kann nicht rückgängig gemacht werden — Archivieren ist daher meist die sicherere Wahl.

Exalise stellt keine RFID-Hardware her und verkauft auch keine — die Plattform ist hardwareunabhängig und verbindet sich über eine sichere Verbindung mit kompatiblen Netzwerk-RFID-Lesern. Mitarbeiter tippen weiterhin einfach einen Badge an; alles andere funktioniert genau wie der an anderer Stelle in diesem Leitfaden beschriebene RFID-Ablauf.

Empfohlener Leser

Exalise lässt sich mit dem Inveo RFID-IND-U4 integrieren — einem kompakten, per PoE mit Strom versorgten Netzwerkleser (ein einziges Kabel für Strom und Netzwerk), der gängige Badge-Standards unterstützt und Scans direkt und sicher an Exalise übermitteln kann. Wenn Sie noch keine RFID-Hardware haben, ist dies der von uns empfohlene Leser, bei dessen Einrichtung wir helfen.

So funktioniert die Verbindung

1. Leser montieren und mit Strom versorgen. Der Inveo IND-U4 wird über Ethernet (PoE) versorgt und benötigt daher nur ein einziges Netzwerkkabel zu einem PoE-Switch oder -Injektor in der Nähe des Eingangs, Arbeitsplatzes oder Stempelplatzes.
2. Wir stellen dedizierte Zugangsdaten für Ihren Leser aus. Exalise erzeugt einen eindeutigen API-Schlüssel für dieses spezifische Gerät und konfiguriert den Leser so, dass er Exalise bei jedem Badge-Kontakt sicher (HTTPS) benachrichtigt — es ist keine separate Software oder App auf dem Leser selbst erforderlich.
3. Badges mit Mitarbeitern verknüpfen. Sobald der Leser verbunden ist, erscheint ein unbekannter Badge als letzter Scan auf der Seite Time management — nutzen Sie von dort aus Read RFID Card wie weiter unten beschrieben, um ihn einem Mitarbeiter zuzuweisen.

Sobald ein Leser physisch verbunden ist (siehe oben), dauert es nur wenige Sekunden, einen Badge mit einem Mitarbeiter zu verknüpfen — das ist ein eigenständiges System, getrennt von der als Nächstes beschriebenen Kiosk-PIN.

1. Klicken Sie auf der Seite Time management auf die schwebende Schaltfläche Read RFID Card (unten rechts).
2. Halten Sie den physischen Badge an Ihr angeschlossenes RFID-Lesegerät — die Karten-UID und die Scan-Details erscheinen auf dem Bildschirm.
3. Wählen Sie aus der Liste den Mitarbeiter aus, dem er zugeordnet werden soll.
4. Klicken Sie auf Write to Card, um den Badge mit diesem Mitarbeiter zu verknüpfen.

Dasselbe Panel zeigt eine Liste aller registrierten Karten, mit der Möglichkeit, eine Karte zu löschen, wenn ein Badge verloren geht oder neu zugeordnet wird.

Der Kiosk-Modus verwandelt ein gemeinsam genutztes Tablet (z. B. ein iPad am Empfang) in ein Selbstbedienungsterminal zum Ein-/Ausstempeln — ohne RFID-Lesegerät. Dies ist eine separate Funktion Ihrer License und muss aktiviert sein, bevor Manage kiosk devices auf der Seite Time management erscheint.

Ein Kiosk-Gerät einrichten

1. Klicken Sie auf die schwebende Schaltfläche Manage kiosk devices auf der Seite Time management.
2. Geben Sie dem Gerät einen Namen (z. B. „iPad Empfang") und klicken Sie auf Add kiosk device.
3. Schritt 1 — Installieren: Scannen Sie auf dem Tablet den Installations-QR-Code (oder öffnen Sie den Link direkt) und fügen Sie die Seite zum Home-Bildschirm hinzu. Der Kiosk muss als installierte Vollbild-App laufen — er akzeptiert keine Anmeldedaten aus einem gewöhnlichen Browser-Tab.
4. Schritt 2 — Verbinden: Klicken Sie auf Next, um einen zweiten QR-Code mit einmaligen Einrichtungsdaten anzuzeigen. Öffnen Sie auf dem Tablet die installierte App und scannen Sie diesen Code (oder fügen Sie den Einrichtungslink ein), um es zu koppeln.

Tägliche Nutzung auf dem Tablet

1. Das Tablet zeigt ein Raster mit Mitarbeiterkacheln — „Tap your name." Jede Kachel zeigt einen Live-IN/OUT-Punkt und, falls eingestempelt, „In since {Zeit}".
2. Antippen eines Namens öffnet den PIN-Bildschirm: „You'll be checked in" oder „You'll be checked out" (die App weiß bereits, welches zutrifft, basierend auf dem aktuellen Status), danach „Enter your PIN." Die 4-stellige Tastatur bestätigt automatisch nach der vierten Ziffer.
3. Ein Ergebnisbildschirm bestätigt „Checked in", „Checked out" oder „Scan undone" und kehrt nach etwa zwei Sekunden automatisch zum Raster zurück.

Die Kiosk-PIN ist ein eigenständiges System, getrennt von RFID-Badges — es ist der 4-stellige Code, den ein Mitarbeiter auf dem Kiosk-Tablet eingibt, nachdem er seinen Namen angetippt hat (siehe Kiosk-Modus oben). Ein Mitarbeiter kann einen Badge, eine PIN, beides oder keines von beidem haben.

Öffnen Sie das Detailfenster des Mitarbeiters und suchen Sie die Karte Kiosk PIN. Sie zeigt PIN set oder PIN not set.

• Set PIN / Update PIN — legen Sie einen 4-stelligen Code fest, den der Mitarbeiter auf dem Kiosk-Tablet eingibt.
• Remove PIN — deaktiviert das Stempeln am Kiosk für diesen Mitarbeiter, bis eine neue PIN festgelegt wird.

Ein Arbeitsplan legt fest, wann ein Mitarbeiter voraussichtlich arbeitet — Tag für Tag. Arbeitspläne werden pro Mitarbeiter festgelegt — es gibt keinen gemeinsamen „Standardplan" für das gesamte Unternehmen, Sie können aber einfach dieselben Zeiten für jeden neuen Mitarbeiter erneut eingeben.

Einen Arbeitsplan erstellen

1. Öffnen Sie das Detailfenster des Mitarbeiters und suchen Sie die Karte Work schedule.
2. Klicken Sie auf Create schedule (oder Add new schedule, falls bereits einer existiert).
3. Geben Sie für jeden Wochentag (Montag bis Sonntag) eine Start- und Endzeit ein. Lassen Sie beide leer für einen arbeitsfreien Tag.
4. Legen Sie Effective from fest — das Datum, ab dem dieser Plan gilt.
5. Speichern.

Planverlauf und zukünftige Änderungen

Die Pläne in dieser Karte werden in einem Akkordeon mit der Bezeichnung „Valid from {Datum} - Valid until {Datum}" aufgelistet. Ein Mitarbeiter kann mehrere Pläne haben — das System verwendet immer denjenigen mit dem jüngsten „Gültig-ab"-Datum, das für den geprüften Tag nicht in der Zukunft liegt. So können Sie einen neuen Plan im Voraus anlegen (z. B. einen Wechsel zu Teilzeit ab nächstem Monat), ohne den aktuellen Plan zu beeinträchtigen.

• Edit times — die Tageszeiten eines bestehenden Plans ändern.
• Delete schedule — nur beim aktuellsten Plan verfügbar; ältere Pläne bleiben als Verlauf erhalten.

Einige Einstellungen gelten für das gesamte Unternehmen statt für einen einzelnen Mitarbeiter. Sie finden sie unter Account → Work-time settings.

• Working hours — allgemeine Arbeitszeiteinstellungen für Ihre License.
• Work breaks — definieren Sie Pausenfenster (z. B. eine 30-minütige Mittagspause). Diese Minuten werden überall dort automatisch von der gearbeiteten und geplanten Zeit abgezogen, wo Stunden summiert werden: Mitarbeiterkacheln, Monatsübersicht und PDF-Export.

Eine Ausnahme (Override) steht für eine geplante Statusänderung eines Mitarbeiters an einem bestimmten Tag — ein Feiertag, Krankheitstag, Urlaub oder ein manuell angepasstes Arbeitsfenster. Ausnahmen werden über das Detailfenster des Mitarbeiters oder direkt über dessen Monatskalender verwaltet.

Ausnahme-Typen

Jede Ausnahme hat einen Typ: Working, Off, Holiday, Sick, Leave oder Parental leave.

Eine einmalige Ausnahme erstellen

1. Suchen Sie im Detailfenster des Mitarbeiters die Karte Create override.
2. Wählen Sie einen Type.
3. Aktivieren Sie Full day, oder lassen Sie es deaktiviert und geben Sie Start- und Endzeit für eine Ausnahme über einen Teil des Tages ein.
4. Wählen Sie ein Start- und Enddatum — ein Zeitraum erzeugt eine Ausnahme pro Tag in diesem Bereich.
5. Speichern.

Nutzen Sie den Datumswähler Overrides calendar, um eine bestehende Ausnahme anzusehen, zu bearbeiten oder zu löschen.

Wiederkehrende Ausnahmeregeln

Für ein Muster, das sich jede Woche wiederholt, verwenden Sie die Karte Recurring overrides statt einzelne Ausnahmen manuell anzulegen: Wählen Sie einen Typ, ganztägig oder Start-/Endzeit, die betroffenen Wochentage sowie ein Datum Effective from (mit optionalem Enddatum, oder lassen Sie es bis auf Widerruf laufen). Typische Anwendungen: Elternurlaub jeden Donnerstag- und Freitagnachmittag, oder ein dauerhafter halber Tag am Mittwoch.

• Set end date — eine offene wiederkehrende Regel abschließen.
• Delete recurring override — die Regel vollständig entfernen (bereits erzeugte Ausnahmen bleiben als Verlauf erhalten).

Zusammenspiel von Ausnahmen und Arbeitsplan

Eine Ausnahme ändert einen geplanten Status; eine Arbeitssitzung ist die tatsächliche Ein-/Ausstempel-Aufzeichnung. Vergisst ein Mitarbeiter das Ein- oder Ausstempeln, oder schlägt ein Scan fehl, korrigieren Sie dies direkt.

Über das Mitarbeiterfenster

Die Karte Work session zeigt den aktuellen Status. Ist der Mitarbeiter eingestempelt, können Sie die Check-in time setzen/anpassen oder mit Close session und einer gewählten Uhrzeit manuell auschecken. Ist er nicht eingestempelt, startet Check in employee eine neue Sitzung zu einer von Ihnen gewählten Zeit.

Über den Monatskalender

Öffnen Sie die Monatsübersicht des Mitarbeiters (View month overview) und klicken Sie auf einen Tag, um dessen Sitzungen zu sehen. Von dort aus können Sie:

• Add session — eine komplett fehlende Ein-/Ausstempelung nachtragen.
• Edit — die Ein- oder Ausstempelzeit einer bestehenden Sitzung korrigieren.
• Delete session — eine fehlerhafte Sitzung entfernen (z. B. einen doppelten oder versehentlichen Scan).

Unternehmensweite Schließtage — Feiertage, eine Weihnachtsschließung, ein Firmenausflug — werden einmalig zentral verwaltet statt pro Mitarbeiter.

1. Gehen Sie zu Account → dem Tab Hollidays.
2. Wählen Sie mit der Jahresauswahl das zu konfigurierende Jahr.
3. Klicken Sie auf Add new holliday und tragen Sie ein Startdatum, ein Enddatum und einen freien Grund ein (z. B. „Weihnachtsschließung" oder „Feiertag — Waffenstillstand").
4. Speichern. Nutzen Sie die Bearbeiten-/Löschen-Symbole je Zeile, um einen Fehler zu korrigieren, oder das Papierkorb-Symbol, um alle Feiertage des gewählten Jahres zu löschen.

Das Raster unter Time management ist Ihr Dashboard auf einen Blick. Jede Kachel zeigt:

• Ein Badge IN / OUT — durchgehend grün, wenn der Mitarbeiter derzeit eingestempelt ist.
• Ein oranges Warnsymbol „Absent", wenn der Mitarbeiter laut Plan gerade arbeiten sollte, aber keine offene Sitzung hat — eine schnelle Möglichkeit zu erkennen, wer nicht erschienen ist.
• Zeilen Today und Tomorrow mit farbcodiertem Status (Working, Off, Holiday, Sick, Leave, Parental leave) und dem geplanten Zeitfenster, sofern gearbeitet wird.
• Eine Fußzeile mit entweder „Checked in: {Zeit} · {verstrichene Dauer}" oder der zuletzt erfassten Sitzung, falls der Mitarbeiter nicht eingestempelt ist.

Klicken Sie auf eine Kachel, um das vollständige Detailfenster dieses Mitarbeiters zu öffnen.

Weitere Werkzeuge auf dieser Seite

Schwebende Schaltflächen unten rechts bieten Zugriff auf:

• View logs — ein paginiertes Protokoll jedes RFID-Scans (Karten-UID, Ereignistyp, Zeitstempel).
• Alert settings — pro Firmenbenutzer einstellbar, wer benachrichtigt wird, wenn ein Mitarbeiter als „Absent" angezeigt wird (geplant, aber nicht eingestempelt).
• Manage kiosk devices — nur sichtbar, wenn Kiosk für Ihre License aktiviert ist (siehe Abschnitt Kiosk-Modus oben).

Klicken Sie bei einem Mitarbeiter auf View month overview, um dessen Monatskalender zu öffnen — eine Tag-für-Tag-Aufschlüsselung für einen gewählten Monat, mit Pfeilen für den vorherigen/nächsten Monat.

Ein PDF exportieren

1. Öffnen Sie die Monatsübersicht des Mitarbeiters und navigieren Sie zum gewünschten Monat.
2. Klicken Sie auf Export PDF in der Werkzeugleiste oben rechts.
3. Eine Datei namens {Vorname}-{Nachname}-{JJJJ}-{MM}.pdf wird sofort heruntergeladen — ohne Serveranfrage, funktioniert also auch, wenn die Daten nur für Sie sichtbar sind.

Inhalt der PDF

• Eine Zusammenfassungszeile: Total worked, Total planned, Difference und Total breaks für den Monat.
• Eine Tabellenzeile pro Kalendertag mit den Spalten Date, geplante Stunden Scheduled, Override (Typ und Zeitfenster, falls vorhanden), Sessions (alle Ein-/Ausstempel-Paare des Tages, oder „Open" für eine laufende Sitzung), Break und Worked-Minuten.
• Eine Fußzeile „Generated on {Datum/Uhrzeit}".