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Gestion du temps — Documentation

Un guide administrateur complet pour Exalise Gestion du temps : ajouter des employés, l'application employé pour le pointage à distance et le télétravail, horaires de travail, dérogations, jours fériés, l'aperçu des employés et l'export PDF.

Quelle est votre configuration ?

Choisissez la vôtre et cette page n'affiche que ce qui vous concerne. Rien n'est perdu : revenez en arrière pour tout revoir.

Comment vous suivez le temps

Comment le personnel pointe

Choisissez chaque méthode que vous utilisez.

Commencez ici
Sur cette page

Vue d'ensemble

Exalise Gestion du temps est un système de pointage conçu pour les PME belges. Les employés pointent leur entrée et leur sortie de trois manières — en présentant un badge RFID physique devant un lecteur, en touchant leur nom et en saisissant un code PIN à 4 chiffres sur une tablette partagée exécutant la webapp Kiosque, ou depuis leur propre téléphone via l'application employé, ce qui rend possible le télétravail et le travail hors site. Chaque pointage est enregistré automatiquement, comparé à l'horaire de travail de l'employé, puis regroupé dans un aperçu mensuel exportable en PDF.

Cette documentation s'adresse à la personne qui gère le système pour votre entreprise — généralement un office manager, un contact RH ou le dirigeant. Elle détaille chaque partie de l'interface d'administration : ajouter des employés, configurer les horaires, gérer les jours fériés et les absences, et exporter les heures sous forme de rapport.

Où le trouver : une fois connecté, tout ce qui est décrit ici se trouve sous Time management dans le menu de gauche, avec quelques réglages globaux sous Account.
L'interface de l'application est disponible en anglais et en néerlandais (sélecteur de langue dans le menu latéral). Cette documentation reprend les libellés anglais affichés à l'écran.

Premiers pas (configuration initiale)

Environ 10 minutes

D'un compte vide au premier pointage de votre employé — en six étapes. Chacune renvoie au détail complet plus bas sur cette page.

  1. 1

    Ajoutez votre premier employé

    Un prénom et un nom suffisent. Badges, codes PIN et horaires viennent ensuite.

  2. 2

    Choisissez le mode de pointage

    Trois méthodes indépendantes — commencez par l'une d'elles. Vous pourrez ajouter les autres plus tard, et un employé peut en utiliser plusieurs.

  3. 3

    Configurez son horaire de travail

    Saisissez une heure de début et de fin par jour de la semaine, pour qu'Exalise sache quand la personne est censée travailler. C'est la référence des heures prévues.

  4. 4

    Paramétrez les pauses et les jours fériés

    Configurez-les une seule fois sous Account : elles s'appliquent automatiquement à chaque employé — y compris ceux que vous ajouterez plus tard.

  5. 5

    Faites un test

    Faites pointer quelqu'un, puis ouvrez l'aperçu des employés : sa case passe au vert avec un badge IN et un compteur en cours.

  6. 6

    Exportez votre premier rapport

    En fin de mois, ouvrez un aperçu mensuel et cliquez sur Export PDF — une feuille d’heures par employé avec les totaux prestés, prévus et de pauses.

Voilà le cycle complet.

Tout le reste de ce guide — dérogations, corrections manuelles, rôles et accès — est là quand vous en aurez besoin, mais n'est pas nécessaire pour démarrer.

Rôles et accès

L'accès est géré par compte d'entreprise (une license), et non par rôle individuel. Toute personne connectée sous votre compte d'entreprise voit la même navigation et peut effectuer les mêmes actions — il n'existe pas de niveau distinct « lecture seule » ou « manager ».

  • Utilisateurs de l'entreprise — les personnes qui se connectent pour gérer le système (vous, vos collègues, les RH). Elles peuvent ajouter des employés, modifier les horaires, gérer les dérogations et les jours fériés, et exporter les rapports.
  • Employés — les personnes dont le temps est suivi. Un employé est un enregistrement simple (nom, code PIN optionnel, badge RFID optionnel, adresse e-mail optionnelle) — pas un compte de connexion à l'entreprise. Les employés n'accèdent jamais à l'interface d'administration : ils passent uniquement par un lecteur RFID, la tablette Kiosque ou l'application employé sur leur propre téléphone. Même dans cette application, un employé peut seulement pointer et consulter ses propres heures — jamais les données d'un collègue, ni le moindre réglage.

Si Time management ou Kiosk n'apparaît pas dans votre navigation, cette fonctionnalité n'est pas encore activée sur votre license — contactez-nous et nous l'activerons pour vous.

Ajouter et gérer les employés

Ouvrez Time management dans la navigation principale. Cette page affiche une grille avec une case par employé, plus une case Add Employee à la fin.

Ajouter un nouvel employé

  1. Cliquez sur la case Add Employee.
  2. Saisissez le prénom et le nom de l'employé — ce sont les deux seuls champs requis pour créer un employé.
  3. Enregistrez. Une nouvelle case apparaît immédiatement dans la grille.

Cela suffit pour intégrer quelqu'un dans le système — vous associerez le badge RFID, le code PIN kiosque et l'horaire de travail par la suite (voir les sections suivantes).

Modifier, archiver ou supprimer un employé

Cliquez sur la case d'un employé pour ouvrir son panneau de détail. Vous y trouverez :

  • Edit Employee — modifier le prénom ou le nom.
  • Archive Employee — désactive l'employé. Il disparaît de l'écran de pointage du Kiosque et n'est plus comptabilisé, mais tout son historique (sessions, horaires, dérogations) est conservé. À utiliser pour une personne qui a quitté l'entreprise.
  • Delete Employee — supprime définitivement l'employé et son historique. Une confirmation est demandée et l'action est irréversible — l'archivage est donc généralement le choix le plus prudent.
Gestion du temps
SP

Sofie Peeters

09:00 - 17:00

TVD

Tom Van Damme

09:00 - 17:00

AEI

Amina El Idrissi

09:00 - 17:00

+

Ajouter un employé

Ajouter un employé

Saisissez le prénom
Saisissez le nom
Annuler Ajouter un employé

Aperçu illustratif, reconstitué à partir de l'interface réelle — pas une capture d'écran en direct.

Connecter un lecteur RFID physique

Exalise ne fabrique ni ne vend de matériel RFID — la plateforme est indépendante du matériel et se connecte à des lecteurs RFID réseau compatibles via une connexion sécurisée. Les employés continuent simplement à présenter un badge ; tout le reste fonctionne exactement comme le flux RFID décrit ailleurs dans ce guide.

Lecteur recommandé

Exalise s'intègre avec l'Inveo RFID-IND-U4 — un lecteur réseau compact, alimenté en PoE (un seul câble pour l'alimentation et le réseau), qui prend en charge les standards de badge courants et peut transmettre les scans directement et de façon sécurisée à Exalise. Si vous n'avez pas encore de matériel RFID, c'est le lecteur que nous recommandons et que nous aidons à installer.

Comment fonctionne la connexion

  1. Installez et alimentez le lecteur. L'Inveo IND-U4 est alimenté par Ethernet (PoE), il ne nécessite donc qu'un seul câble réseau vers un switch ou injecteur PoE proche de l'entrée, du poste de travail ou de l'emplacement de pointage.
  2. Nous émettons des identifiants dédiés pour votre lecteur. Exalise génère une clé API unique pour cet appareil spécifique et configure le lecteur pour notifier Exalise en toute sécurité (HTTPS) à chaque badge présenté — aucun logiciel ou application distincte n'est nécessaire sur le lecteur lui-même.
  3. Associez les badges aux employés. Une fois le lecteur connecté, présenter un badge non reconnu le fait apparaître comme le scan le plus récent sur la page Time management — utilisez alors Read RFID Card, comme décrit plus bas, pour l'associer à un employé.
L'intégration matérielle se met en place avec notre équipe, ce n'est pas une étape entièrement en libre-service — contactez-nous en précisant le modèle de lecteur que vous avez (ou renseignez-vous sur l'Inveo IND-U4 que nous recommandons) et nous émettrons les identifiants et vous accompagnerons dans l'installation.
🏷️

L’employé présente son badge

📡

Lecteur Inveo IND-U4 (PoE)

🔒

Notification HTTPS sécurisée, avec identifiants du lecteur

✅

Employé pointé en entrée/sortie dans Exalise

Aperçu conceptuel de la connexion — pas une capture d’écran en direct.

Associer un badge RFID

Une fois un lecteur physiquement connecté (voir ci-dessus), associer un badge à un employé prend quelques secondes — c'est un système distinct du code PIN kiosque décrit ensuite.

  1. Sur la page Time management, cliquez sur le bouton flottant Read RFID Card (en bas à droite).
  2. Présentez le badge physique devant votre lecteur RFID connecté — son identifiant (Card UID) et les détails du scan s'affichent à l'écran.
  3. Sélectionnez dans la liste l'employé auquel l'associer.
  4. Cliquez sur Write to Card pour lier le badge à cet employé.

Le même panneau affiche la liste de toutes les cartes enregistrées, avec la possibilité de supprimer une carte en cas de perte ou de réaffectation d'un badge.

Gestion du temps — Lire une carte RFID

Lire une carte RFID

Présentez une carte RFID devant le lecteur pour lire/écrire la carte

UID de la carte

04:A3:9F:2C

Attribuer à un employé

Sofie Peeters
Tom Van Damme
Écrire sur la carte

Aperçu illustratif, reconstitué à partir de l'interface réelle — pas une capture d'écran en direct.

Mode kiosque

Le mode Kiosque transforme une tablette partagée (par ex. un iPad à l'accueil) en borne libre-service d'entrée/sortie — sans lecteur RFID nécessaire. C'est une fonctionnalité distincte de votre license, qui doit être activée avant que Manage kiosk devices n'apparaisse sur la page Time management.

Configurer un appareil kiosque

  1. Cliquez sur le bouton flottant Manage kiosk devices sur la page Time management.
  2. Donnez un nom à l'appareil (par ex. « iPad accueil ») et cliquez sur Add kiosk device.
  3. Étape 1 — Installer : sur la tablette, scannez le QR code d'installation (ou ouvrez directement le lien) et ajoutez la page à l'écran d'accueil. Le kiosque doit fonctionner comme une application installée en plein écran — il n'accepte pas les identifiants depuis un simple onglet de navigateur.
  4. Étape 2 — Connecter : cliquez sur Next pour afficher un second QR code contenant des identifiants de configuration à usage unique. Sur la tablette, ouvrez l'application installée et scannez ce code (ou collez le lien de configuration) pour l'associer.
Le QR code / lien de configuration ne s'affiche qu'une seule fois et donne un accès complet au pointage pour cette tablette. Si une tablette est perdue ou compromise, ouvrez Manage kiosk devices et utilisez Revoke — ou Regenerate pour renouveler ses identifiants et forcer un nouvel appairage.

Utilisation quotidienne sur la tablette

  1. La tablette affiche une grille de cases employés — « Tap your name. » Chaque case affiche un point IN/OUT en direct et, si l'employé est pointé, « In since {heure} ».
  2. Toucher un nom ouvre l'écran du code PIN : « You'll be checked in » ou « You'll be checked out » (l'application sait déjà lequel, selon le statut actuel), puis « Enter your PIN. » Le clavier à 4 chiffres valide automatiquement dès le quatrième chiffre.
  3. Un écran de résultat confirme « Checked in », « Checked out » ou « Scan undone », puis revient automatiquement à la grille après environ deux secondes.
Protection contre les erreurs : retoucher son nom dans les 30 secondes suivant un scan réussi l'annule au lieu d'en créer un nouveau. Retoucher dans les 10 secondes est bloqué avec un compte à rebours pour éviter les doubles frappes accidentelles. Un code PIN erroné affiche « Incorrect PIN, try again » et permet de réessayer immédiatement.
Gérer les appareils kiosque

Appareils kiosque

iPad accueil

● Connecté

Régénérer Révoquer
p. ex. iPad accueil
Ajouter

Étape 2 — Connexion

Scannez ce code avec l'application kiosque.

Copier le lien

Aperçu illustratif, reconstitué à partir de l'interface réelle — pas une capture d'écran en direct.

Tablette Kiosque

Touchez votre nom

S

Sofie P.

T

Tom V.

A

Amina E.

K

Karim B.

SP

Vous allez être pointé en entrée

Entrez votre code PIN

1
2
3
4
5
6
7
8
9
0
⌫
✓

Sofie Peeters

Pointé en entrée

Erreur de frappe ? Retouchez dans les 30 s pour annuler.

Aperçu illustratif, reconstitué à partir de l'interface réelle — pas une capture d'écran en direct.

Définir un code PIN kiosque

Le code PIN kiosque est un système distinct des badges RFID — c'est le code à 4 chiffres qu'un employé saisit sur la tablette Kiosque après avoir touché son nom (voir Mode kiosque ci-dessus). Un employé peut avoir un badge, un PIN, les deux, ou aucun des deux.

Ouvrez le panneau de détail de l'employé et repérez la carte Kiosk PIN. Elle indique PIN set ou PIN not set.

  • Set PIN / Update PIN — choisissez un code à 4 chiffres que l'employé saisira sur la tablette Kiosque.
  • Remove PIN — désactive le pointage kiosque pour cet employé jusqu'à ce qu'un nouveau code soit défini.
Un code PIN est nécessaire pour le pointage via la tablette Kiosque — un employé sans PIN qui touche son nom sur le Kiosque verra le message « No PIN set for this employee - ask your manager to set one ».
Employé — Code PIN kiosque

Code PIN kiosque

Permet à cet employé de pointer sur la tablette Kiosque.

Code PIN défini
Modifier le code PIN Supprimer le code PIN

Aperçu illustratif, reconstitué à partir de l'interface réelle — pas une capture d'écran en direct.

L'application employé (pointage à distance)

L'application employé est une troisième façon de pointer, à côté des badges RFID et de la tablette Kiosque partagée. Plutôt que de se rendre à un terminal, chaque employé ajoute une petite application web sur son propre téléphone et pointe son entrée et sa sortie où qu'il se trouve — au bureau, chez lui un jour de télétravail, ou en déplacement.

Chaque pointage est horodaté sur nos serveurs, et non sur le téléphone, et alimente exactement le même registre qu'un badge ou une saisie sur le kiosque. Votre tableau de bord, l'aperçu mensuel, les alertes et l'export PDF ne changent en rien — un pointage à distance est un pointage comme un autre.

Aucun app store nécessaire. Il s'agit d'une application web ajoutée à l'écran d'accueil du téléphone : rien à télécharger depuis l'App Store ou Google Play, rien à approuver via un système de gestion de flotte mobile, et aucune application à tenir à jour.

Ce dont l'employé a besoin

  • Une adresse e-mail professionnelle, saisie par vos soins sur sa fiche employé.
  • Un smartphone (iPhone ou Android) équipé d'un navigateur.
  • Un code PIN à 4 chiffres — le même que celui de la tablette Kiosque. Celui qui pointe déjà sur un kiosque conserve le code qu'il connaît ; un nouvel employé en choisit un à la première ouverture de l'application.

Inviter un employé

  1. Ouvrez Time management et cliquez sur la tuile de l'employé pour afficher son panneau de détail.
  2. Repérez la carte Application de pointage à distance.
  3. Saisissez son adresse e-mail professionnelle et cliquez sur Envoyer l'invitation.

Il reçoit un e-mail contenant un code de configuration de 8 caractères (affiché sous la forme XXXX-XXXX) ainsi qu'un bouton qui ouvre l'application. Le code est à usage unique et expire après 24 heures. S'il expire ou se perd, utilisez Envoyer un nouveau lien sur la même carte — ou l'employé peut en demander un nouveau lui-même depuis l'écran de connexion de l'application, sans intervention de votre part.

Ce que fait l'employé

  1. Il ajoute l'application à son écran d'accueil — voir Ajouter l'application à l'écran d'accueil d'un téléphone ci-dessous pour les étapes exactes selon l'appareil.
  2. Il ouvre la nouvelle icône Exalise Time.
  3. Il saisit le code de configuration reçu par e-mail.
  4. Il choisit un code PIN à 4 chiffres, ou confirme celui qu'il utilise déjà au kiosque.

Ensuite, l'application s'ouvre directement sur un écran unique : son nom, son statut du moment (pointé ou non), et un grand bouton pour pointer l'entrée ou la sortie. Chaque appui demande le code PIN — c'est ce qui rattache l'enregistrement à la personne et non simplement au téléphone.

Utilisation au quotidien

  • Pointer l'entrée ou la sortie — ouvrir l'application, appuyer sur le bouton, saisir le PIN. Quelques secondes.
  • Corriger une erreur — appuyer à nouveau dans les 30 secondes annule la dernière action, exactement comme sur le Kiosque.
  • Consulter ses propres heures — Mes heures affiche ses sessions récentes avec dates, horaires et durées. Un employé ne voit jamais que ses propres données, jamais celles d'un collègue.

La configuration se fait une seule fois. L'application reste ensuite connectée sur ce téléphone pendant 90 jours d'utilisation.

Retirer l'accès

Sur cette même carte Application de pointage à distance, Révoquer l'accès déconnecte immédiatement l'employé sur tous les appareils qu'il a configurés et efface son adresse e-mail du système. À utiliser lors d'un départ, ou lorsqu'un téléphone est perdu, revendu ou remplacé.

Combiner les méthodes est possible. La même personne peut badger en RFID au bureau le lundi et pointer depuis l'application chez elle le mardi. Tout arrive sur une seule et même ligne du temps : son total mensuel et son export PDF ne dépendent donc pas de la méthode utilisée tel ou tel jour.

Ajouter l'application à l'écran d'accueil d'un téléphone

L'application employé étant une application web, elle ne s'installe pas depuis un app store : elle s'ajoute à l'écran d'accueil du téléphone depuis le navigateur, après quoi elle s'ouvre en plein écran avec sa propre icône, comme n'importe quelle autre application. Les étapes diffèrent entre iPhone et Android ; cette section est rédigée pour pouvoir être transmise telle quelle à vos collaborateurs.

Pourquoi l'ordre compte, surtout sur iPhone. Une fois ajoutée à l'écran d'accueil, l'application dispose de son propre stockage, séparé de celui du navigateur depuis lequel elle a été ajoutée. C'est pourquoi le code de configuration doit être saisi à l'intérieur de l'application ajoutée, et pourquoi appuyer uniquement sur le bouton de l'e-mail ne suffit pas. En suivant l'ordre ci-dessous, l'opération prend environ une minute, une seule fois.

iPhone et iPad (Safari)

Le menu de partage utilisé ci-dessous n'existe que dans Safari. Si le lien s'est ouvert dans Chrome, Firefox, ou à l'intérieur d'une autre application comme Outlook ou Gmail, ouvrez d'abord le menu de cette application et choisissez Ouvrir dans Safari.

  1. Ouvrez l'e-mail d'invitation sur l'iPhone et appuyez sur Ouvrir Exalise Time. La page s'ouvre dans Safari et affiche le code de configuration — gardez l'e-mail à portée de main, le code servira dans un instant.
  2. Appuyez sur l'icône Partager dans la barre d'outils de Safari : le carré surmonté d'une flèche vers le haut. Elle se trouve à côté de la barre d'adresse — en haut à droite sur iPad, en haut ou en bas sur iPhone selon l'endroit où ce téléphone place sa barre d'adresse.
  3. Faites défiler la liste des options vers le bas et appuyez sur Sur l'écran d'accueil.
  4. Appuyez sur Ajouter en haut à droite. L'icône Exalise Time apparaît sur l'écran d'accueil.
  5. Quittez Safari et ouvrez la nouvelle icône Exalise Time depuis l'écran d'accueil.
  6. Saisissez le code de configuration à 8 caractères reçu par e-mail, puis choisissez un code PIN à 4 chiffres.
Si Sur l'écran d'accueil n'apparaît pas dans la liste, faites défiler plus bas ou appuyez sur Modifier les actions en bas du menu de partage pour l'activer. Sur un téléphone d'entreprise géré par un service informatique, cette option peut être désactivée de manière centralisée — l'employé devra alors demander à l'IT de l'autoriser.

Android (Chrome)

  1. Ouvrez l'e-mail d'invitation sur le téléphone et appuyez sur Ouvrir Exalise Time. La page s'ouvre dans Chrome et affiche le code de configuration.
  2. Chrome propose généralement une bannière Installer juste sous la barre d'adresse — si elle apparaît, appuyez dessus et passez directement à l'étape de confirmation.
  3. Si aucune invite n'apparaît, appuyez sur l'icône de menu (⋮) en haut à droite de Chrome.
  4. Appuyez sur Installer et créer un raccourci — sur les versions plus anciennes, l'option s'appelle Ajouter à l'écran d'accueil ou Installer l'application.
  5. Si un choix est proposé, prenez Installer et non Créer un raccourci. Un raccourci n'est qu'un signet qui s'ouvre dans Chrome : il ressemble à une icône sur l'écran d'accueil mais ne dispose pas du stockage propre à l'application, si bien que le code d'installation ne sera jamais conservé.
  6. Confirmez avec Installer ou Ajouter. L'icône Exalise Time apparaît sur l'écran d'accueil ou dans le tiroir d'applications.
  7. Ouvrez la nouvelle icône Exalise Time, saisissez le code de configuration à 8 caractères reçu par e-mail, puis choisissez un code PIN à 4 chiffres.
Samsung Internet fonctionne de la même façon : menu → Ajouter la page à → Écran d'accueil. D'autres navigateurs Android emploient parfois une formulation légèrement différente, mais l'option se trouve toujours dans le menu principal du navigateur.

En cas de problème

  • « Ce code est invalide ou a déjà été utilisé » — le code a expiré (validité de 24 heures) ou a déjà servi à configurer un autre appareil. Appuyez sur Je n'ai pas de code sur l'écran de connexion pour en recevoir un nouveau par e-mail, ou demandez à un administrateur d'envoyer une nouvelle invitation.
  • L'application redemande un code alors que la configuration était faite — dans la quasi-totalité des cas, c'est le navigateur qui est ouvert et non l'icône ajoutée à l'écran d'accueil. Fermez-le et ouvrez l'icône Exalise Time.
  • L'employé a changé de téléphone — il suffit de refaire les étapes sur le nouvel appareil. Je n'ai pas de code sur l'écran de connexion envoie un nouveau code à son adresse professionnelle ; aucune intervention d'un administrateur n'est nécessaire.
  • « No PIN set for this employee » — la fiche employé n'a pas encore de code PIN. Un administrateur peut en définir un via la carte Kiosk PIN, ou l'employé en choisit un lui-même à la première demande de l'application.

Ces captures proviennent d'un téléphone configuré en néerlandais. Sur un téléphone dans une autre langue, la formulation change mais chaque option se trouve exactement au même endroit — chaque légende reprend le libellé néerlandais tel qu'il apparaît, avec le libellé français à côté.

iPhone et iPad (Safari), étape par étape

  1. 1 La page Exalise Time ouverte dans Safari, avec le code d'installation.

    Le bouton de l'e-mail ouvre la page dans Safari et affiche le code d'installation. Gardez l'e-mail à portée de main : le code devra être saisi dans l'application installée, pas ici.

  2. 2 Le menu de partage de Safari avec « Zet op beginscherm ».

    Touchez l'icône Partager dans la barre d'outils de Safari, puis faites défiler cette liste et touchez « Zet op beginscherm » (Sur l'écran d'accueil). Elle se trouve bien en dessous de la rangée d'icônes rondes.

  3. 3 L'écran « Zet op beginscherm » avec le bouton Ajouter en haut à droite.

    Le nom peut rester tel quel. Touchez « Voeg toe » (Ajouter) en haut à droite : l'icône Exalise Time apparaît sur l'écran d'accueil.

Android (Chrome), étape par étape

  1. 1 Chrome affichant une bannière d'installation au-dessus de la page.

    La page s'ouvre dans Chrome, qui propose généralement une bannière en haut : « Installeren » (Installer). Si elle apparaît, touchez-la et passez directement à la dernière étape.

  2. 2 Le menu à trois points de Chrome avec l'option d'installation.

    Pas de bannière ? Touchez le menu (⋮) en haut à droite et choisissez « Installeren en snelkoppeling maken » (Installer et créer un raccourci).

  3. 3 Une fenêtre proposant « Installeren » ou « Snelle link maken ».

    Choisissez « Installeren » (Installer), l'option du haut. Pas « Snelle link maken » (Créer un raccourci) : celle-ci ne crée qu'un signet qui s'ouvre dans Chrome, ce qui n'est pas une véritable installation et ne fonctionnera pas.

  4. 4 La boîte de dialogue de confirmation « App installeren ».

    Confirmez avec « Installeren » (Installer). L'icône Exalise Time apparaît sur l'écran d'accueil ou dans la liste des applications.

Configurer un horaire de travail de base

Un horaire de travail définit quand un employé est censé travailler, jour par jour. Les horaires sont définis par employé — il n'existe pas d'horaire « par défaut » commun à toute l'entreprise, mais vous pouvez simplement resaisir les mêmes horaires pour chaque nouvel employé.

Créer un horaire

  1. Ouvrez le panneau de détail de l'employé et repérez la carte Work schedule.
  2. Cliquez sur Create schedule (ou Add new schedule si un horaire existe déjà).
  3. Pour chaque jour de la semaine (lundi à dimanche), saisissez une heure de début et de fin. Laissez les deux vides pour un jour non travaillé.
  4. Définissez Effective from — la date à partir de laquelle cet horaire s'applique.
  5. Enregistrez.

Historique des horaires et changements futurs

Les horaires de cette carte sont listés dans un accordéon intitulé « Valid from {date} - Valid until {date} ». Un même employé peut avoir plusieurs horaires — le système utilise toujours celui dont la date de début est la plus récente sans être dans le futur par rapport au jour vérifié. Vous pouvez ainsi préparer un nouvel horaire à l'avance (par exemple un passage à temps partiel le mois prochain) sans perturber l'horaire actuel.

  • Edit times — modifier les horaires jour par jour d'un horaire existant.
  • Delete schedule — disponible uniquement sur l'horaire le plus récent ; les horaires plus anciens sont conservés en historique.
Employé — Horaire de travail

Horaire de travail

Gérez les horaires hebdomadaires standards de l'employé.

Valable du : 01/01/2025 — Valable jusqu'au : —

Lundi 09:00 - 17:00
Mardi 09:00 - 17:00
Mercredi 09:00 - 17:00
Jeudi 09:00 - 17:00
Vendredi 09:00 - 15:00
Samedi —
Dimanche —
Modifier les horaires Ajouter un nouvel horaire

Aperçu illustratif, reconstitué à partir de l'interface réelle — pas une capture d'écran en direct.

Paramètres horaires globaux de l'entreprise

Certains réglages s'appliquent à toute l'entreprise plutôt qu'à un seul employé. Vous les trouverez sous Account → Work-time settings.

  • Working hours — réglages horaires généraux pour votre license.
  • Work breaks — définissez des plages de pause (par exemple une pause déjeuner de 30 minutes). Ces minutes sont automatiquement déduites du temps travaillé et planifié partout où les heures sont totalisées : cases employés, aperçu mensuel et export PDF.
Les pauses étant configurées une seule fois pour toute l'entreprise, vous n'avez pas besoin d'enregistrer une dérogation « pause » chaque jour pour chaque employé — elle est déduite automatiquement selon les plages définies.
Compte — Paramètres horaires

Pauses de travail

Pause déjeuner 12:00 - 12:30
Pause matinale 10:00 - 10:10
Ajouter une pause

Aperçu illustratif, reconstitué à partir de l'interface réelle — pas une capture d'écran en direct.

Le système de dérogations (overrides)

Une dérogation (override) représente un changement de statut planifié pour un employé, un jour donné — jour férié, maladie, congé, ou une plage de travail ajustée manuellement. Les dérogations se gèrent depuis le panneau de détail de l'employé, ou directement depuis son calendrier mensuel.

Types de dérogations

Chaque dérogation a un type : Working, Off, Holiday, Sick, Leave ou Parental leave.

Créer une dérogation ponctuelle

  1. Dans le panneau de détail de l'employé, repérez la carte Create override.
  2. Choisissez un Type.
  3. Cochez Full day, ou laissez décoché et saisissez une heure de début / fin pour une dérogation partielle.
  4. Choisissez une date de début et de fin — une période crée une dérogation par jour dans cette plage.
  5. Enregistrez.

Utilisez le sélecteur de date Overrides calendar pour consulter, modifier ou supprimer une dérogation existante.

Dérogations récurrentes

Pour un schéma qui se répète chaque semaine, utilisez la carte Recurring overrides plutôt que de créer des entrées ponctuelles manuellement : choisissez un type, journée complète ou heure de début/fin, les jours de la semaine concernés, et une date Effective from (avec une date de fin optionnelle, ou laissez-la active jusqu'à annulation). Cas d'usage typiques : congé parental chaque jeudi et vendredi après-midi, ou une demi-journée permanente le mercredi.

  • Set end date — clôturer une règle récurrente ouverte.
  • Delete recurring override — supprimer la règle entièrement (les dérogations déjà générées restent conservées comme historique).

Interaction entre dérogations et horaire

Une dérogation en journée complète remplace toujours le statut planifié de ce jour. Une dérogation partielle ne remplace que les heures qu'elle couvre — le reste de la journée planifiée continue de compter comme temps de travail normal. Par exemple, une dérogation maladie de 08h00 à 12h00 laisse intacte la partie 12h00–17h00 d'un horaire normal.
Employé — Créer une dérogation

Créer une dérogation

Planifiez un changement de statut temporaire pour cet employé.

Type

TravailReposJour fériéMaladieCongéCongé parental
08:00
12:00
Créer une dérogation

Dérogations récurrentes

Par exemple congé parental chaque jeudi et vendredi après-midi.

Congé parental — Je, Ve

13:00 - 17:00 · Jusqu'à annulation

Définir une date de fin

Aperçu illustratif, reconstitué à partir de l'interface réelle — pas une capture d'écran en direct.

Corriger une heure d'entrée ou de sortie

Une dérogation modifie un statut planifié ; une session de travail est l'enregistrement réel d'entrée/sortie. Si un employé oublie de pointer, ou qu'un scan échoue, corrigez-le directement.

Depuis le panneau employé

Ce qu'est une correction, et pourquoi tout y passe

Un pointage enregistré n'est jamais modifié ni supprimé — ni par vous, ni par nous, ni par personne. C'est précisément la preuve visée par l'obligation d'enregistrement, et elle reste telle qu'elle a été consignée. Une correction vient par-dessus : l'enregistrement d'origine est conservé et cesse simplement de compter, et la correction indique quelle devrait être l'heure, qui l'a décidé et pourquoi.

Concrètement, cela signifie trois choses :

  • Un motif est obligatoire. Chaque correction en demande un, et c'est ce qu'imprime le registre des corrections.
  • Votre nom y figure. Vos corrections sont consignées à votre nom, comme celles d'un employé le sont au sien.
  • Elle peut être annulée. Retirer une correction rétablit ce qu'elle remplaçait — y compris des heures que vous aviez retirées.
Les employés peuvent aussi corriger leurs propres heures. Depuis l'application, ils rattrapent une sortie oubliée ou déclarent une session qu'ils n'ont pas pu pointer du tout. Cela prend effet immédiatement et vous êtes prévenu, plutôt que d'attendre dans une file pendant que leur session affirme une chose que personne ne croit. Vous pouvez ensuite ajuster les heures ou retirer la correction.
Ils voient aussi vos corrections. Une correction que vous apportez aux heures de quelqu'un apparaît dans son application, à votre nom et avec le motif que vous avez indiqué, ainsi qu'un marqueur sur son écran d'accueil lorsque quelque chose a changé depuis sa dernière consultation. C'est délibéré : une modification que la personne concernée ne peut pas voir ne démontre en rien que les heures sont enregistrées honnêtement, aussi bien journalisée soit-elle de votre côté. C'est aussi la raison pratique de bien rédiger le motif — celui qui le lira est celui dont il s'agit du salaire.

Depuis la fiche employé

La carte Work session montre où en est l'employé. Personne ne pointe depuis ici : le bouton enregistre donc une correction plutôt que de pointer quelqu'un. S'il est pointé, elle corrige la session ouverte (le plus souvent en ajoutant la sortie oubliée) ; sinon, elle ajoute une session à l'heure de votre choix, et vous pouvez laisser l'heure de fin vide s'il n'a pas terminé.

Depuis le calendrier mensuel

Ouvrez l'aperçu mensuel de l'employé (View month overview) et cliquez sur un jour. Le jour affiche ce qu'il contient, et chaque modification ouvre sa propre fenêtre, qui annonce ce qui va être consigné avant de demander un motif :

  • Add session — enregistrer une entrée/sortie totalement oubliée.
  • Edit — corriger les heures d'une session existante.
  • Delete session — retirer une session du décompte (un doublon, un scan accidentel). Les enregistrements sous-jacents sont conservés et retirer la correction rétablit les heures.

Des heures qui chevaucheraient une session déjà enregistrée sont refusées, avec une explication — pour vous comme pour l'employé. Deux sessions couvrant les mêmes minutes ne se ramènent à aucun total honnête : elles sont donc bloquées avant d'être consignées, plutôt que réconciliées en silence après coup.

Le registre des corrections

Sous le calendrier, Corrections du mois liste chaque correction touchant le mois de cet employé : les heures, l'auteur, le motif, l'acceptation ou le retrait, et le relecteur. Les entrées retirées restent barrées plutôt que supprimées — un total qui a bougé puis est revenu est exactement ce qu'un contrôleur doit pouvoir constater. Le même tableau figure sur le PDF mensuel.

Employé — Session de travail

Session de travail

Heure d'entrée

08:57

Heure de sortie

17:04

Modifier

Heure d'entrée

08:52

ouverte Clôturer la session
Ajouter une session

Aperçu illustratif, reconstitué à partir de l'interface réelle — pas une capture d'écran en direct.

Jours fériés de l'entreprise

Les jours de fermeture globaux — jours fériés, fermeture de Noël, sortie d'entreprise — se gèrent une seule fois, de façon centralisée, plutôt que par employé.

  1. Allez dans Account → l'onglet Hollidays.
  2. Utilisez le sélecteur d'année pour choisir l'année à configurer.
  3. Cliquez sur Add new holliday, puis renseignez une date de début, une date de fin et un motif libre (par ex. « Fermeture de Noël » ou « Jour férié — Armistice »).
  4. Enregistrez. Utilisez les icônes de modification/suppression de chaque ligne pour corriger une erreur, ou l'icône de corbeille pour effacer tous les jours fériés de l'année sélectionnée.
Cela se propage automatiquement : chaque ajout, modification ou suppression d'un jour férié d'entreprise crée ou retire une dérogation Holiday correspondante dans le calendrier de chaque employé, pour les jours concernés — vous n'avez donc jamais besoin d'ajouter une dérogation « jour férié » par employé. Si un employé a déjà une autre dérogation ce jour-là (par exemple Sick ou Leave), elle reste inchangée et prévaut. Les nouveaux employés reçoivent automatiquement les jours fériés déjà configurés pour le reste de l'année.
Compte — Jours fériés

Jours fériés

◀2026▶

Fermeture de Noël

25/12/2026 — 26/12/2026

✎ 🗑

Jour de l'An

01/01/2027 — 01/01/2027

✎ 🗑

Armistice

11/11/2026 — 11/11/2026

✎ 🗑
Ajouter un nouveau jour férié

Aperçu illustratif, reconstitué à partir de l'interface réelle — pas une capture d'écran en direct.

Le tableau de bord (votre écran d'accueil)

Si la gestion du temps est le seul produit de votre licence, la connexion vous amène au tableau de bord : un mois, tout le monde, au même endroit. Il répond à la question qu'aucun autre écran ne traite — où en est le mois de toute l'équipe, et que reste-t-il à régler avant de pouvoir le clôturer.

Les flèches à côté du nom du mois permettent de naviguer. Toute la page suit.

Les cartes de synthèse

  • Total travaillé — toutes les heures enregistrées par l'équipe ce mois-ci.
  • Total prévu et Différence — uniquement en configuration complète. Sans horaires, il n'y a rien à prévoir : ces cartes sont alors remplacées par Jours avec heures, le nombre de jours où quelque chose a été enregistré.

Par employé

Une ligne par personne, avec ses totaux du mois et un lien vers son propre aperçu mensuel. Au-delà d'une douzaine d'employés, un champ de recherche apparaît au-dessus du tableau et celui-ci défile en interne, pour que les deux listes en dessous restent accessibles.

Corrections ouvertes

Les corrections sur lesquelles personne ne s'est encore prononcé. Volontairement non limitées au mois affiché : une correction du mois dernier que personne n'a regardée attend toujours. Examiner ouvre le même écran que celui décrit sous corriger un pointage.

À corriger

Ce qui ne va toujours pas, par opposition à ce qui a déjà été corrigé :

  • Session ouverte — quelqu'un a pointé à l'entrée un jour désormais passé et n'a jamais pointé à la sortie. Laissée telle quelle, elle continue de compter et gonfle le mois.
  • Aucune heure — prévu de travailler un jour passé, sans rien d'enregistré. Configuration complète uniquement : sans horaire, il n'y a pas d'absence possible.
Exporter le PDF d'équipe produit le mois de toute l'équipe en un document, avec une colonne indiquant combien de corrections portent les heures de chacun. Pour une seule personne en détail, utilisez son PDF mensuel.

Aperçu des employés

La grille Time management est votre tableau de bord en un coup d'œil. Chaque case affiche :

  • Un badge IN / OUT — vert plein si l'employé est actuellement pointé comme présent.
  • Une icône d'avertissement orange « Absent » si l'employé est censé travailler en ce moment selon son horaire mais n'a pas de session ouverte — un moyen rapide de repérer qui ne s'est pas présenté.
  • Des lignes Today et Tomorrow avec un statut codé par couleur (Working, Off, Holiday, Sick, Leave, Parental leave) et la plage horaire prévue si l'employé travaille.
  • Une ligne de pied indiquant soit « Checked in: {heure} · {durée écoulée} », soit la dernière session enregistrée si l'employé n'est pas pointé.

Cliquez sur une case pour ouvrir le panneau de détail complet de cet employé.

Autres outils sur cette page

La barre d'outils au-dessus de la grille donne accès à :

  • Read RFID card — présentez une carte à un lecteur et associez-la à un employé (voir badges RFID).
  • View logs — un journal paginé de chaque enregistrement (UID de la carte, type d'événement, horodatage). Les corrections y figurent aussi, signalées comme telles : le journal est l'historique complet de ce qui a fait qu'une journée dit ce qu'elle dit.
  • Corrections — l'écran de relecture, avec un compteur de ce que personne n'a encore regardé.
  • Manage kiosk devices — visible uniquement si le Kiosque est activé sur votre license (voir la section Mode kiosque ci-dessus).
Alert settings — qui est notifié lorsqu'un employé apparaît comme « Absent » (prévu mais non pointé) — se règle par utilisateur de l'entreprise sous Account → Alert settings. Ce réglage figurait aussi sur cette page ; un seul endroit suffit, et c'est un paramètre plutôt qu'une action quotidienne.
Gestion du temps
SP

Sofie Peeters

IN
Aujourd'hui Travail · 09:00-17:00

Pointé : 08:57 · 3h 12m

TVD

Tom Van Damme

! OUT
Aujourd'hui Travail · 09:00-17:00

Dernière session : 09:01 – 17:00

AEI

Amina El Idrissi

IN
Aujourd'hui Travail · 08:00-16:00

Pointé : 08:03 · 4h 06m

KB

Karim Bensaid

OUT
Aujourd'hui Repos

Aucune donnée de session

Aperçu illustratif, reconstitué à partir de l'interface réelle — pas une capture d'écran en direct.

Aperçu mensuel et export PDF

Cliquez sur View month overview pour n'importe quel employé afin d'ouvrir son calendrier mensuel — un détail jour par jour pour le mois choisi, avec des flèches mois précédent/suivant.

Exporter un PDF

  1. Ouvrez l'aperçu mensuel de l'employé et accédez au mois souhaité.
  2. Cliquez sur Export PDF dans la barre d'outils en haut à droite.
  3. Un fichier nommé {Prénom}-{Nom}-{AAAA}-{MM}.pdf se télécharge immédiatement — sans aller-retour serveur, donc cela fonctionne même si les données ne sont visibles que par vous.

Contenu du PDF

  • Une ligne de synthèse : Total worked, Total planned, Difference et Total breaks pour le mois.
  • Une ligne de tableau par jour calendaire, avec les colonnes Date, heures Scheduled, Override (type et plage, le cas échéant), Sessions (toutes les paires entrée/sortie du jour, ou « Open » pour une session en cours), Break et minutes Worked.
  • Un pied de page « Generated on {date/heure} ».
Le temps travaillé est plafonné aux heures planifiées du jour — arriver un peu plus tôt ou partir un peu plus tard compte tout de même, tant que le total reste dans cette limite. Une dérogation partielle ne réduit les heures planifiées que pour la partie de la journée qu'elle couvre — le reste d'une journée normale continue de compter comme planifié et travaillé.
Aperçu mensuel — Mars 2026

Sofie Peeters — Mars 2026

Exporter en PDF ⬇

Total travaillé

148h 02m

Total planifié

152h 00m

Différence

-3h 58m

Total des pauses

11h 00m

Date Prévu Dérogation Sessions Pause Travaillé
Lun 02/03 09:00-17:00 - 08:57-17:04 30m 7h30
Mar 03/03 09:00-17:00 Maladie - - 0h00
Mer 04/03 09:00-17:00 - 09:02-17:00 30m 7h28

Généré le 05/03/2026 09:14

Aperçu illustratif, reconstitué à partir de l'interface réelle — pas une capture d'écran en direct.

Questions fréquentes

Un employé peut-il utiliser à la fois un badge RFID et le code PIN kiosque ?

Oui — les deux méthodes sont indépendantes. Vous pouvez configurer un badge, un PIN, les deux, ou aucun des deux (dans ce dernier cas, l'employé ne peut être pointé que manuellement par un administrateur).

Que se passe-t-il si j'oublie d'exporter un PDF avant le départ d'un employé ?

Rien n'est perdu — l'historique d'un employé est conservé même après archivage. Ouvrez l'aperçu mensuel de l'employé archivé et exportez comme d'habitude.

Supprimer un jour férié d'entreprise efface-t-il le temps déjà enregistré ?

Non. Cela ne supprime que la dérogation « Holiday » générée automatiquement pour les jours qui ne sont plus couverts ; les sessions de travail réelles ou les autres dérogations de ces jours restent intactes.

Deux employés peuvent-ils partager la même tablette kiosque ?

Oui — c'est la configuration normale. Chaque employé actif disposant d'un PIN apparaît comme une case sur cette tablette ; il n'y a pas de limite au nombre d'employés pouvant utiliser le même appareil.

Que faire si je n'ai pas encore de lecteur RFID ?

Commencez avec le pointage par PIN kiosque — aucun matériel requis. Vous pourrez ajouter des badges RFID pour certains ou tous les employés plus tard, sans perdre l'historique.

Vendez-vous des lecteurs RFID ?

Non — Exalise ne fabrique ni ne revend de matériel. Nous intégrons des lecteurs réseau compatibles, comme l'Inveo RFID-IND-U4, directement dans votre compte ; contactez-nous et nous émettrons les identifiants du lecteur et vous aiderons pour l'installation.

Les employés doivent-ils télécharger une application depuis l'App Store ou Google Play ?

Non. L'application employé est une application web que l'on ajoute à l'écran d'accueil du téléphone depuis le navigateur. Rien à télécharger depuis un app store, rien à approuver via un système de gestion de flotte mobile, et aucune application à tenir à jour.

Un employé peut-il utiliser à la fois un badge et l'application ?

Oui. La même personne peut badger en RFID au bureau un jour et pointer depuis l'application chez elle le lendemain. Toutes les méthodes écrivent sur la même ligne du temps : le total mensuel et l'export PDF ne dépendent donc pas de celle utilisée tel ou tel jour.

Comment gérer le télétravail avec ce système ?

Les employés en télétravail pointent leur entrée et leur sortie depuis l'application employé sur leur propre téléphone. L'horodatage est enregistré sur nos serveurs, et non sur le téléphone, et apparaît en direct sur votre tableau de bord exactement comme un badge au bureau.

Besoin d'aide ?

Si un élément de l'application ne correspond pas à cette documentation, ou si vous souhaitez plus de détails sur une fonctionnalité, n'hésitez pas à nous contacter.

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