Gestion du temps — Documentation

Exalise Gestion du temps est un système de pointage conçu pour les PME belges. Les employés pointent leur entrée et leur sortie de deux manières — en présentant un badge RFID physique devant un lecteur, ou en touchant leur nom et en saisissant un code PIN à 4 chiffres sur une tablette partagée exécutant la webapp Kiosque. Chaque pointage est enregistré automatiquement, comparé à l'horaire de travail de l'employé, puis regroupé dans un aperçu mensuel exportable en PDF.

Cette documentation s'adresse à la personne qui gère le système pour votre entreprise — généralement un office manager, un contact RH ou le dirigeant. Elle détaille chaque partie de l'interface d'administration : ajouter des employés, configurer les horaires, gérer les jours fériés et les absences, et exporter les heures sous forme de rapport.

L'accès est géré par compte d'entreprise (une license), et non par rôle individuel. Toute personne connectée sous votre compte d'entreprise voit la même navigation et peut effectuer les mêmes actions — il n'existe pas de niveau distinct « lecture seule » ou « manager ».

• Utilisateurs de l'entreprise — les personnes qui se connectent pour gérer le système (vous, vos collègues, les RH). Elles peuvent ajouter des employés, modifier les horaires, gérer les dérogations et les jours fériés, et exporter les rapports.
• Employés — les personnes dont le temps est suivi. Un employé est un enregistrement simple (nom, code PIN optionnel, badge RFID optionnel) — pas un compte de connexion. Les employés ne se connectent jamais à l'application web ; ils interagissent uniquement via la tablette Kiosque ou un lecteur RFID.

Si Time management ou Kiosk n'apparaît pas dans votre navigation, cette fonctionnalité n'est pas encore activée sur votre license — contactez-nous et nous l'activerons pour vous.

Ouvrez Time management dans la navigation principale. Cette page affiche une grille avec une case par employé, plus une case Add Employee à la fin.

Ajouter un nouvel employé

1. Cliquez sur la case Add Employee.
2. Saisissez le prénom et le nom de l'employé — ce sont les deux seuls champs requis pour créer un employé.
3. Enregistrez. Une nouvelle case apparaît immédiatement dans la grille.

Cela suffit pour intégrer quelqu'un dans le système — vous associerez le badge RFID, le code PIN kiosque et l'horaire de travail par la suite (voir les sections suivantes).

Modifier, archiver ou supprimer un employé

Cliquez sur la case d'un employé pour ouvrir son panneau de détail. Vous y trouverez :

• Edit Employee — modifier le prénom ou le nom.
• Archive Employee — désactive l'employé. Il disparaît de l'écran de pointage du Kiosque et n'est plus comptabilisé, mais tout son historique (sessions, horaires, dérogations) est conservé. À utiliser pour une personne qui a quitté l'entreprise.
• Delete Employee — supprime définitivement l'employé et son historique. Une confirmation est demandée et l'action est irréversible — l'archivage est donc généralement le choix le plus prudent.

Exalise ne fabrique ni ne vend de matériel RFID — la plateforme est indépendante du matériel et se connecte à des lecteurs RFID réseau compatibles via une connexion sécurisée. Les employés continuent simplement à présenter un badge ; tout le reste fonctionne exactement comme le flux RFID décrit ailleurs dans ce guide.

Lecteur recommandé

Exalise s'intègre avec l'Inveo RFID-IND-U4 — un lecteur réseau compact, alimenté en PoE (un seul câble pour l'alimentation et le réseau), qui prend en charge les standards de badge courants et peut transmettre les scans directement et de façon sécurisée à Exalise. Si vous n'avez pas encore de matériel RFID, c'est le lecteur que nous recommandons et que nous aidons à installer.

Comment fonctionne la connexion

1. Installez et alimentez le lecteur. L'Inveo IND-U4 est alimenté par Ethernet (PoE), il ne nécessite donc qu'un seul câble réseau vers un switch ou injecteur PoE proche de l'entrée, du poste de travail ou de l'emplacement de pointage.
2. Nous émettons des identifiants dédiés pour votre lecteur. Exalise génère une clé API unique pour cet appareil spécifique et configure le lecteur pour notifier Exalise en toute sécurité (HTTPS) à chaque badge présenté — aucun logiciel ou application distincte n'est nécessaire sur le lecteur lui-même.
3. Associez les badges aux employés. Une fois le lecteur connecté, présenter un badge non reconnu le fait apparaître comme le scan le plus récent sur la page Time management — utilisez alors Read RFID Card, comme décrit plus bas, pour l'associer à un employé.

Une fois un lecteur physiquement connecté (voir ci-dessus), associer un badge à un employé prend quelques secondes — c'est un système distinct du code PIN kiosque décrit ensuite.

1. Sur la page Time management, cliquez sur le bouton flottant Read RFID Card (en bas à droite).
2. Présentez le badge physique devant votre lecteur RFID connecté — son identifiant (Card UID) et les détails du scan s'affichent à l'écran.
3. Sélectionnez dans la liste l'employé auquel l'associer.
4. Cliquez sur Write to Card pour lier le badge à cet employé.

Le même panneau affiche la liste de toutes les cartes enregistrées, avec la possibilité de supprimer une carte en cas de perte ou de réaffectation d'un badge.

Le mode Kiosque transforme une tablette partagée (par ex. un iPad à l'accueil) en borne libre-service d'entrée/sortie — sans lecteur RFID nécessaire. C'est une fonctionnalité distincte de votre license, qui doit être activée avant que Manage kiosk devices n'apparaisse sur la page Time management.

Configurer un appareil kiosque

1. Cliquez sur le bouton flottant Manage kiosk devices sur la page Time management.
2. Donnez un nom à l'appareil (par ex. « iPad accueil ») et cliquez sur Add kiosk device.
3. Étape 1 — Installer : sur la tablette, scannez le QR code d'installation (ou ouvrez directement le lien) et ajoutez la page à l'écran d'accueil. Le kiosque doit fonctionner comme une application installée en plein écran — il n'accepte pas les identifiants depuis un simple onglet de navigateur.
4. Étape 2 — Connecter : cliquez sur Next pour afficher un second QR code contenant des identifiants de configuration à usage unique. Sur la tablette, ouvrez l'application installée et scannez ce code (ou collez le lien de configuration) pour l'associer.

Utilisation quotidienne sur la tablette

1. La tablette affiche une grille de cases employés — « Tap your name. » Chaque case affiche un point IN/OUT en direct et, si l'employé est pointé, « In since {heure} ».
2. Toucher un nom ouvre l'écran du code PIN : « You'll be checked in » ou « You'll be checked out » (l'application sait déjà lequel, selon le statut actuel), puis « Enter your PIN. » Le clavier à 4 chiffres valide automatiquement dès le quatrième chiffre.
3. Un écran de résultat confirme « Checked in », « Checked out » ou « Scan undone », puis revient automatiquement à la grille après environ deux secondes.

Le code PIN kiosque est un système distinct des badges RFID — c'est le code à 4 chiffres qu'un employé saisit sur la tablette Kiosque après avoir touché son nom (voir Mode kiosque ci-dessus). Un employé peut avoir un badge, un PIN, les deux, ou aucun des deux.

Ouvrez le panneau de détail de l'employé et repérez la carte Kiosk PIN. Elle indique PIN set ou PIN not set.

• Set PIN / Update PIN — choisissez un code à 4 chiffres que l'employé saisira sur la tablette Kiosque.
• Remove PIN — désactive le pointage kiosque pour cet employé jusqu'à ce qu'un nouveau code soit défini.

Un horaire de travail définit quand un employé est censé travailler, jour par jour. Les horaires sont définis par employé — il n'existe pas d'horaire « par défaut » commun à toute l'entreprise, mais vous pouvez simplement resaisir les mêmes horaires pour chaque nouvel employé.

Créer un horaire

1. Ouvrez le panneau de détail de l'employé et repérez la carte Work schedule.
2. Cliquez sur Create schedule (ou Add new schedule si un horaire existe déjà).
3. Pour chaque jour de la semaine (lundi à dimanche), saisissez une heure de début et de fin. Laissez les deux vides pour un jour non travaillé.
4. Définissez Effective from — la date à partir de laquelle cet horaire s'applique.
5. Enregistrez.

Historique des horaires et changements futurs

Les horaires de cette carte sont listés dans un accordéon intitulé « Valid from {date} - Valid until {date} ». Un même employé peut avoir plusieurs horaires — le système utilise toujours celui dont la date de début est la plus récente sans être dans le futur par rapport au jour vérifié. Vous pouvez ainsi préparer un nouvel horaire à l'avance (par exemple un passage à temps partiel le mois prochain) sans perturber l'horaire actuel.

• Edit times — modifier les horaires jour par jour d'un horaire existant.
• Delete schedule — disponible uniquement sur l'horaire le plus récent ; les horaires plus anciens sont conservés en historique.

Certains réglages s'appliquent à toute l'entreprise plutôt qu'à un seul employé. Vous les trouverez sous Account → Work-time settings.

• Working hours — réglages horaires généraux pour votre license.
• Work breaks — définissez des plages de pause (par exemple une pause déjeuner de 30 minutes). Ces minutes sont automatiquement déduites du temps travaillé et planifié partout où les heures sont totalisées : cases employés, aperçu mensuel et export PDF.

Une dérogation (override) représente un changement de statut planifié pour un employé, un jour donné — jour férié, maladie, congé, ou une plage de travail ajustée manuellement. Les dérogations se gèrent depuis le panneau de détail de l'employé, ou directement depuis son calendrier mensuel.

Types de dérogations

Chaque dérogation a un type : Working, Off, Holiday, Sick, Leave ou Parental leave.

Créer une dérogation ponctuelle

1. Dans le panneau de détail de l'employé, repérez la carte Create override.
2. Choisissez un Type.
3. Cochez Full day, ou laissez décoché et saisissez une heure de début / fin pour une dérogation partielle.
4. Choisissez une date de début et de fin — une période crée une dérogation par jour dans cette plage.
5. Enregistrez.

Utilisez le sélecteur de date Overrides calendar pour consulter, modifier ou supprimer une dérogation existante.

Dérogations récurrentes

Pour un schéma qui se répète chaque semaine, utilisez la carte Recurring overrides plutôt que de créer des entrées ponctuelles manuellement : choisissez un type, journée complète ou heure de début/fin, les jours de la semaine concernés, et une date Effective from (avec une date de fin optionnelle, ou laissez-la active jusqu'à annulation). Cas d'usage typiques : congé parental chaque jeudi et vendredi après-midi, ou une demi-journée permanente le mercredi.

• Set end date — clôturer une règle récurrente ouverte.
• Delete recurring override — supprimer la règle entièrement (les dérogations déjà générées restent conservées comme historique).

Interaction entre dérogations et horaire

Une dérogation modifie un statut planifié ; une session de travail est l'enregistrement réel d'entrée/sortie. Si un employé oublie de pointer, ou qu'un scan échoue, corrigez-le directement.

Depuis le panneau employé

La carte Work session affiche l'état actuel. Si l'employé est pointé comme présent, vous pouvez définir/ajuster l'heure d'entrée, ou utiliser Close session avec une heure choisie pour le pointer en sortie manuellement. S'il n'est pas pointé, Check in employee démarre une nouvelle session à l'heure de votre choix.

Depuis le calendrier mensuel

Ouvrez l'aperçu mensuel de l'employé (View month overview) et cliquez sur un jour pour voir ses sessions. Vous pouvez alors :

• Add session — enregistrer une entrée/sortie totalement oubliée.
• Edit — corriger l'heure d'entrée ou de sortie d'une session existante.
• Delete session — supprimer une session erronée (par exemple un doublon ou un scan accidentel).

Les jours de fermeture globaux — jours fériés, fermeture de Noël, sortie d'entreprise — se gèrent une seule fois, de façon centralisée, plutôt que par employé.

1. Allez dans Account → l'onglet Hollidays.
2. Utilisez le sélecteur d'année pour choisir l'année à configurer.
3. Cliquez sur Add new holliday, puis renseignez une date de début, une date de fin et un motif libre (par ex. « Fermeture de Noël » ou « Jour férié — Armistice »).
4. Enregistrez. Utilisez les icônes de modification/suppression de chaque ligne pour corriger une erreur, ou l'icône de corbeille pour effacer tous les jours fériés de l'année sélectionnée.

La grille Time management est votre tableau de bord en un coup d'œil. Chaque case affiche :

• Un badge IN / OUT — vert plein si l'employé est actuellement pointé comme présent.
• Une icône d'avertissement orange « Absent » si l'employé est censé travailler en ce moment selon son horaire mais n'a pas de session ouverte — un moyen rapide de repérer qui ne s'est pas présenté.
• Des lignes Today et Tomorrow avec un statut codé par couleur (Working, Off, Holiday, Sick, Leave, Parental leave) et la plage horaire prévue si l'employé travaille.
• Une ligne de pied indiquant soit « Checked in: {heure} · {durée écoulée} », soit la dernière session enregistrée si l'employé n'est pas pointé.

Cliquez sur une case pour ouvrir le panneau de détail complet de cet employé.

Autres outils sur cette page

Des boutons flottants en bas à droite donnent accès à :

• View logs — un journal paginé de chaque scan RFID (UID de la carte, type d'événement, horodatage).
• Alert settings — réglage, par utilisateur de l'entreprise, de qui est notifié lorsqu'un employé apparaît comme « Absent » (prévu mais non pointé).
• Manage kiosk devices — visible uniquement si le Kiosque est activé sur votre license (voir la section Mode kiosque ci-dessus).

Cliquez sur View month overview pour n'importe quel employé afin d'ouvrir son calendrier mensuel — un détail jour par jour pour le mois choisi, avec des flèches mois précédent/suivant.

Exporter un PDF

1. Ouvrez l'aperçu mensuel de l'employé et accédez au mois souhaité.
2. Cliquez sur Export PDF dans la barre d'outils en haut à droite.
3. Un fichier nommé {Prénom}-{Nom}-{AAAA}-{MM}.pdf se télécharge immédiatement — sans aller-retour serveur, donc cela fonctionne même si les données ne sont visibles que par vous.

Contenu du PDF

• Une ligne de synthèse : Total worked, Total planned, Difference et Total breaks pour le mois.
• Une ligne de tableau par jour calendaire, avec les colonnes Date, heures Scheduled, Override (type et plage, le cas échéant), Sessions (toutes les paires entrée/sortie du jour, ou « Open » pour une session en cours), Break et minutes Worked.
• Un pied de page « Generated on {date/heure} ».