Wissen Sie genau, wer wann gearbeitet hat.
Ersetzen Sie Papierstundenzettel durch ein digitales System, das Arbeitsstunden automatisch per RFID erfasst. Planen Sie Schichten, sehen Sie Anwesenheit und berechnen Sie Überstunden — ohne Tabellen.
Mit dieser Lösung startenTijdsregistratie software, uitgelegd in twee zinnen
Exalise Tijdsbeheer is tijdsregistratie software waarmee medewerkers in en uit klokken via een RFID-badge of een webapp op tablet — elke registratie wordt automatisch tijdgestempeld, opgeslagen en verwerkt tot een rapport dat uw boekhouder of HR-dienst zo kan gebruiken.
Geen papieren urenstaten, geen Excel-bestand dat iemand elke maand met de hand moet optellen, en geen enterprise HR-suite waarvoor u een implementatietraject van maanden nodig heeft.
The 2027 time-registration obligation
From 1 January 2027 every Belgian employer must record working time objectively, reliably and accessibly. Here is what that means in practice.
- It applies to every sector and every headcount — there is no lower threshold.
- A paper list or an Excel file filled in on trust almost certainly no longer qualifies.
- The law mandates no specific technology: RFID badges, a kiosk tablet or an app are all allowed.
- Exact technical requirements, retention periods and penalties are not yet fully published.
Why is this becoming mandatory?
The obligation traces back to a 2019 European Court of Justice ruling: without a system measuring daily working time it is virtually impossible to verify that maximum working hours and minimum rest periods are respected. Several member states have already legislated. Belgium follows, with 1 January 2027 as the deadline.
Who does it apply to?
- Every Belgian employer, private or public — whatever the sector.
- Any headcount: there is no minimum of 10 or 50 employees.
- Full-time, part-time, flexible, home-working and mobile staff all fall under the same rule.
Confirmed
- Applies to every employer, regardless of sector or size
- The system must be objective, reliable and accessible
- No mandated technology — you choose the method
- Deadline: 1 January 2027
Not yet final
- Exact technical requirements for the system
- How long the recorded data must be kept
- Penalties for non-compliance
- Any sector-specific exemptions
Built for SMEs, not for HR departments
An HR suite for a 500-person company solves a problem you don't have — and is priced accordingly. A free punch-clock app usually can't handle part-time hours, parental leave or an exception on a public holiday, and rarely produces a report your accountant can use without rework. SMEs up to 100 employees sit between those extremes — exactly where most systems forget them.
What an SME actually needs
- No dedicated HR person to run the system
- Schedules that handle part-time, leave and exceptions automatically
- A fixed, published price — visible before you pick up the phone
- A monthly report your accountant or payroll office can use directly
- Running within a day — not a months-long implementation
Sound familiar?
The owner who also does HR
Nobody holds the title "HR manager" — the owner, or someone with three other jobs, keeps the hours, usually in Excel. That works until the company grows or the law changes.
The workshop with part-time shifts
Rotating shifts, part-time staff and occasional overtime make a fixed schedule unusable. A system that treats every exception as a special case costs more time than it saves.
The team working from home or on the road
Not everyone clocks in at the same door. A system that only works with a physical terminal automatically excludes part of your team.
Geen HR-suite. Geen kaal prikklokje.
De meeste tijdsregistratiesystemen zijn gebouwd voor bedrijven tien keer uw grootte, of voor helemaal geen enkele. Exalise zit precies waar een KMO het nodig heeft.
Basale inklok-apps
Registreert een tik, en dat is het. Geen echte roosters, geen deeltijd- of verlofbeheer, geen rapport waar uw boekhouder iets mee kan.
Exalise Tijdsbeheer
RFID-inklokken, echte roosters, deeltijd en verlof standaard ingebouwd, en een maandoverzicht waar uw HR-dienst mee vooruit kan — niet meer, niet minder.
HR-suites voor grote bedrijven
Gebouwd voor een HR-afdeling van 500 man, geprijsd en geconfigureerd naar die maat. Maanden onboarding voor functies die u nooit zult gebruiken.
Gemaakt voor KMO's tot 100 medewerkers. Punt uit.
Wat Tijdsbeheer wél is
- RFID- of iPad-inklokken, zonder gedoe
- Echte roosters, met deeltijd en verlof
- Een maandrapport dat uw boekhouder kan gebruiken
- Vaste prijs, zichtbaar vóór u belt
- Operationeel binnen één dag
Wat het niet is
- Geen volledig HR-platform met payroll of verlofaanvragen
- Geen maandenlang implementatietraject
- Geen consultant die u eerst een workshop verkoopt
- Geen "vraag een offerte aan" voor u de prijs mag zien
Geen aankoop nodig om te starten
Gebruik een iPad of tablet die u al in huis heeft. Geen lezer, geen badges, geen wachttijd op levering.
Dezelfde roosters en rapporten
Onder de motorkap draait exact hetzelfde systeem als met RFID — dezelfde roosters, dezelfde maandrapporten.
Upgrade wanneer u wilt
Stap over naar RFID-badges zodra u er klaar voor bent. Geen nieuwe opzet, geen verloren data.
Begin zonder RFID-hardware
Nog niet zeker, of wilt u niet meteen investeren in lezers en badges? Gebruik Tijdsbeheer als webapp op een iPad of tablet die u al heeft — medewerkers melden zich aan op het scherm, geen kaart of lezer nodig. Stap later over naar RFID-badges wanneer u er klaar voor bent; al uw gegevens blijven gewoon staan.
Hoe inklokken werkt — met RFID-badge of webapp
- 1
Medewerker klokt in
Met een tik van de RFID-badge op de lezer, of door de eigen naam te selecteren op de iPad-webapp — geen pincode, geen login, in beide gevallen.
- 2
Directe registratie
Het systeem registreert het inkloppen met een nauwkeurig tijdstempel in minder dan een seconde, ongeacht de gebruikte methode.
- 3
Data wordt opgeslagen
De sessie wordt opgeslagen in de database en is meteen zichtbaar voor het management.
- 4
Rapporten worden direct bijgewerkt
Aanwezigheid, overuren en roosterrapporten tonen de nieuwe registratie meteen — badge of webapp, het maakt niets uit.
RFID
J. SMITH
Zo werkt het in de praktijk
Geen stockfoto's — dit is de RFID-inklokflow zoals medewerkers die dagelijks gebruiken. Wilt u het zien met uw eigen roosters en team?
Productvideo — binnenkort beschikbaar.
Vraag een live demo aanFunktionen
Eine vollständige Arbeitszeitmanagementlösung für industrielle und Büroumgebungen.
RFID-Stempeluhr
Mitarbeiter tippen ihre RFID-Karte zum Ein- und Ausstempeln. Sofortige Erfassung, keine manuellen Stundenlisten.
Planverwaltung
Definieren Sie wöchentliche Arbeitspläne pro Mitarbeiter. Legen Sie Stunden, freie Tage fest und überschreiben Sie einzelne Tage einfach.
Anwesenheitsberichte
Generieren Sie Berichte für jeden Zeitraum — Gesamtstunden, Abwesenheiten, Überstunden und Verspätungen, alles in einer Übersicht.
Arbeitssitzungsverfolgung
Jedes Ein- und Ausstempeln wird als Sitzung gespeichert. Sehen Sie die vollständige Historie pro Mitarbeiter oder im Team.
Urlaubstage und Feiertage
Konfigurieren Sie Betriebsfeiertage und individuelle freie Tage. Das System berücksichtigt sie automatisch in den Berechnungen.
Rollenbasierter Zugang
Manager sehen ihr Team. HR sieht alle. Mitarbeiter können nur ihre eigenen Daten einsehen. Der Zugang ist nach Rolle begrenzt.
Drie maanden getest bij Esma NV
Voordat we Tijdsbeheer aan andere bedrijven aanboden, hebben we het zelf getest — drie maanden, tien medewerkers, bij Esma NV. Het doel was niet alleen werkende software. Het was software die een werkgever zonder HR-afdeling écht kan beheren, bovenop alles wat een KMO runnen al vraagt.
Het team van Esma NV telt deeltijdse medewerkers en personeel met ouderschapsverlof, dus de roosterengine moest echte uitzonderingen aankunnen, niet enkel een standaard negen-tot-vijf. En aan het einde van elke maand had het bedrijf één duidelijk overzicht nodig om rechtstreeks door te sturen naar de HR-dienst — geen spreadsheet die iemand met de hand moest herwerken.
Gebouwd voor echte roosters
Deeltijdse uren, ouderschapsverlof en dag-per-dag overrides — zonder omweg opgelost.
Eenvoudig voor de werkgever
Geen aparte HR-medewerker nodig. Eenmalig instellen, en de maandelijkse cijfers regelen zichzelf.
HR-klare exports
Een maandoverzicht dat u rechtstreeks kunt doorsturen naar uw boekhouder of HR-dienst — niet met de hand herwerkt.
Vorher vs. nachher
✗ Ohne Exalise
- ✗Mitarbeiter füllen Papierstundenzettel aus
- ✗HR addiert Stunden jeden Monat manuell
- ✗Fehler und Streitigkeiten darüber, wer wann gearbeitet hat
- ✗Kein einfacher Weg, Verspätungen zu überprüfen
- ✗Überstundenberechnungen in Tabellen
✓ Mit Exalise
- ✓RFID-Tippen erfasst sofort — keine manuelle Eingabe
- ✓Berichte werden automatisch generiert
- ✓Vollständiger Prüfpfad für jedes Ein- und Ausstempeln
- ✓Verspätungen werden automatisch markiert
- ✓Überstunden berechnet und auf einen Blick sichtbar
Tijdsregistratie software versus Excel
Excel kost niets extra — tot het misgaat. Dit verandert er wanneer u overstapt.
| Waar het om gaat | Excel-bestand | Exalise Tijdsbeheer |
|---|---|---|
| Objectief en verifieerbaar | Nee — cijfers worden met de hand ingevoerd en zijn achteraf niet te verifiëren | Ja — elke tik wordt automatisch tijdgestempeld en opgeslagen |
| Tijd per maand | Uren handmatig optellen en corrigeren | Het rapport genereert zichzelf |
| Deeltijd & verlof | Elke uitzondering is een handmatige formule | Ingebouwd in de roosterengine |
| Audit trail | Geen — cellen kunnen achteraf aangepast worden zonder spoor | Volledig logboek van elke in- en uitklokactie |
| Risico bij controle | Hoog — voldoet vermoedelijk niet aan de wet van 2027 | Gebouwd om aan de vereisten te voldoen |
| Opstarttijd | Direct, maar groeit uit tot een tijdrovend probleem | Operationeel binnen één dag |
Wat levert het echt op?
Een korte rekensom in plaats van een vage belofte.
Tel het aantal uren dat u of uw HR-dienst nu elke maand kwijt is aan het verzamelen, corrigeren en optellen van uren — in Excel, op papier, of via WhatsApp-berichtjes. Vermenigvuldig dat met het uurloon van die persoon. Dat is de kost die vandaag al ergens verstopt zit, nog los van het compliance-risico bij een controle.
Tijdsregistratie software neemt dat optel- en correctiewerk weg: registraties zijn meteen correct, roosters verrekenen deeltijd en verlof automatisch, en het maandrapport staat klaar zonder dat iemand het moet samenstellen.
Richtprijzen. Nog in ontwikkeling.
We bouwen Tijdsbeheer op dit moment nog verder af. Onderstaande prijzen tonen hoe we het straks willen aanbieden — één gepubliceerd tarief voor beide inklokmethodes, geen offerte-spelletjes. Definitieve tarieven volgen bij lancering.
Wees er vanaf het begin bij
Wilt u een van de eerste bedrijven zijn die dit gebruikt? Neem contact op — als pilotdeelnemer werkt u rechtstreeks met ons mee aan wat er nog gebouwd wordt, en bepalen we samen wat een eerlijke prijs is voor uw team.
Gratis proberen
Tot 100 medewerkers, gedurende 2 maanden
€0
- Inklokken via RFID-badge én webapp
- Volledige toegang tot roosters, rapporten en meldingen
- Geen verplichtingen — stopt automatisch na 2 maanden
Klein
Tot 20 medewerkers
€49 /maand
- Inklokken via RFID-badge én webapp
- Roosters, overuren- en afwezigheidsrapporten
- Maandelijkse HR-klare export
- RFID optioneel — eenmalig €149 installatie per lezer, hardware koopt u zelf
- Maand per maand, altijd opzegbaar
Groter
21 tot 100 medewerkers
€49 + €2 /medewerker boven 20
- Inklokken via RFID-badge én webapp
- Roosters, overuren- en afwezigheidsrapporten
- Maandelijkse HR-klare export
- Meldingen voor managers via e-mail of Telegram
- RFID optioneel — eenmalig €149 installatie per lezer, hardware koopt u zelf
Straks wisselt u vrij tussen de webapp en RFID-badges — zonder dataverlies.
Richtprijzen, onder voorbehoud, excl. btw — geen definitieve tarieven zolang we in ontwikkeling zijn.
Veelgestelde vragen
Wat is tijdsregistratie software?
Tijdsregistratie software is een digitaal systeem waarmee bedrijven automatisch bijhouden wanneer medewerkers beginnen en stoppen met werken — via een RFID-badge, app of webapp — in plaats van handmatige urenstaten of Excel-bestanden.
Is tijdsregistratie software verplicht in België?
Vanaf 1 januari 2027 moet elke Belgische werkgever een objectieve, betrouwbare manier hebben om de arbeidstijd te registreren. Digitale tijdsregistratie software is de meest praktische manier om daaraan te voldoen.
Wat kost tijdsregistratie software voor een KMO?
Exalise Tijdsbeheer werkt met een richtprijs van €49 per maand tot 20 medewerkers, en €49 plus €2 per medewerker boven 20 voor teams van 21 tot 100 — voor 80 medewerkers dus €169 per maand. Beide inklokmethodes zitten inbegrepen; een RFID-lezer komt met een eenmalige installatiekost van €149. Definitieve tarieven volgen bij lancering — huidige deelnemers testen mee via het pilotprogramma.
Voldoet een Excel-bestand aan de nieuwe wetgeving?
Vrijwel zeker niet. De wet vereist een objectief en betrouwbaar systeem — een Excel-bestand dat met de hand wordt ingevuld, kan achteraf niet onafhankelijk geverifieerd worden.
Heb ik RFID-hardware nodig om te starten?
Nee. U kunt starten met de webapp op een iPad of tablet die u al heeft, en later overstappen naar RFID-badges zonder dataverlies.
Voor welke bedrijfsgrootte is dit gemaakt?
Exalise Tijdsbeheer is specifiek gebouwd voor KMO's tot 100 medewerkers — te groot voor een kaal prikklokje, te klein voor een enterprise HR-suite.
When does time registration become mandatory in Belgium?
From 1 January 2027. Every employer must then record working time objectively, reliably and accessibly, regardless of sector or headcount.
Does an Excel file comply with the 2027 law?
Almost certainly not. An Excel file filled in afterwards is neither objective nor verifiable — it can be changed at any moment without trace. The law asks for a system that records actual start and end times.
What does time registration cost for a company of 10 employees?
An indicative €49 per month up to 20 employees — so €49 for 10 people, whether you use the kiosk tablet, the employee app or RFID badges.
Do I need IT knowledge to run this?
No. It is designed to be managed by the owner or an employee with no technical background — setup usually takes less than a day.
Bereit, Ihre Zeiterfassung zu modernisieren?
Erzählen Sie mir von Ihrer Belegschaftsgröße und Ihrem aktuellen Prozess — ich zeige Ihnen, wie das passt.
Kontakt aufnehmen