Tijdsbeheer — Documentatie

Exalise Tijdsbeheer is een urenregistratiesysteem gebouwd voor Belgische KMO's. Werknemers checken in en uit op twee manieren — door een fysieke RFID-badge tegen een lezer te houden, of door hun naam aan te tikken en een pincode van 4 cijfers in te voeren op een gedeelde tablet met de Kiosk-webapp. Elke in-/uitchecking wordt automatisch gelogd, vergeleken met het werkrooster van de werknemer, en samengevat in een maandoverzicht dat als PDF kan worden geëxporteerd.

Deze documentatie is geschreven voor de persoon die het systeem voor uw bedrijf beheert — meestal een office manager, HR-contact of zaakvoerder. Ze doorloopt elk onderdeel van de beheerdersinterface: werknemers toevoegen, roosters instellen, feestdagen en afwezigheden beheren, en uren als rapport exporteren.

Toegang wordt geregeld per bedrijfsaccount (een license), niet per individuele gebruikersrol. Iedereen die inlogt onder uw bedrijfsaccount ziet dezelfde navigatie en kan dezelfde dingen doen — er is geen apart "alleen-lezen"- of "manager"-niveau.

• Bedrijfsgebruikers — de mensen die inloggen om het systeem te beheren (u, collega's, HR). Zij kunnen werknemers toevoegen, roosters bewerken, aanpassingen en feestdagen beheren, en rapporten exporteren.
• Werknemers — de mensen van wie de uren worden bijgehouden. Een werknemer is een eenvoudig record (naam, optionele pincode, optionele RFID-badge) — geen inlogaccount. Werknemers loggen nooit in op de webapp; ze gebruiken enkel de Kiosk-tablet of een RFID-lezer.

Als Tijdsbeheer of Kiosk niet in uw navigatie verschijnt, is die functie nog niet geactiveerd op uw license — neem contact met ons op, dan zetten we ze voor u aan.

Open Tijdsbeheer in de hoofdnavigatie. Deze pagina toont een raster met één tegel per werknemer, plus een Werknemer toevoegen-tegel aan het einde.

Een nieuwe werknemer toevoegen

1. Klik op de tegel Werknemer toevoegen.
2. Vul de voornaam en achternaam van de werknemer in — dit zijn de enige twee verplichte velden om een werknemer aan te maken.
3. Sla op. Er verschijnt meteen een nieuwe tegel in het raster.

Daarmee staat iemand al in het systeem — u koppelt de RFID-badge, kiosk-pincode en het werkrooster achteraf (zie de volgende secties).

Een werknemer bewerken, archiveren of verwijderen

Klik op de tegel van een werknemer om het detailvenster te openen. Daar vindt u:

• Werknemer bewerken — de voor- of achternaam wijzigen.
• Werknemer archiveren — deactiveert de werknemer. Ze verdwijnen van het tikscherm van de Kiosk en tellen niet langer mee, maar hun volledige geschiedenis (sessies, roosters, aanpassingen) blijft bewaard. Gebruik dit voor iemand die het bedrijf heeft verlaten.
• Werknemer verwijderen — verwijdert de werknemer en zijn/haar geschiedenis definitief. Dit vraagt eerst om bevestiging en kan niet ongedaan worden gemaakt — archiveren is meestal de veiligere keuze.

Exalise maakt of verkoopt zelf geen RFID-hardware — het platform is hardware-onafhankelijk en koppelt met compatibele netwerk-RFID-lezers via een beveiligde verbinding. Werknemers tikken gewoon een badge aan; al de rest werkt exact zoals de RFID-flow die verderop in deze gids beschreven wordt.

Aanbevolen lezer

Exalise integreert met de Inveo RFID-IND-U4 — een compacte, PoE-gevoede netwerklezer (één kabel voor zowel stroom als netwerk) die courante badgestandaarden ondersteunt en scans rechtstreeks en veilig naar Exalise kan doorsturen. Hebt u nog geen RFID-hardware, dan is dit de lezer die wij aanbevelen en mee helpen installeren.

Hoe de verbinding werkt

1. Monteer en voed de lezer. De Inveo IND-U4 wordt gevoed via Ethernet (PoE), dus is er slechts één netwerkkabel nodig naar een PoE-switch of -injector bij de ingang, werkpost of prikklok-locatie.
2. Wij maken specifieke inloggegevens aan voor uw lezer. Exalise genereert een unieke API-sleutel voor dat specifieke toestel en stelt de lezer in om Exalise veilig te melden (HTTPS) telkens een badge wordt aangetikt — geen aparte software of app nodig op de lezer zelf.
3. Koppel badges aan werknemers. Zodra de lezer verbonden is, verschijnt een onbekende badge als de meest recente scan op de pagina Tijdsbeheer — gebruik vanaf dan RFID-kaart lezen zoals hieronder beschreven om ze aan een werknemer toe te wijzen.

Zodra een lezer fysiek verbonden is (zie hierboven), duurt het koppelen van een badge aan een werknemer maar enkele seconden — dit is een apart systeem van de kiosk-pincode die hierna beschreven wordt.

1. Klik op de Tijdsbeheer-pagina op de zwevende knop RFID-kaart lezen (rechtsonder).
2. Houd de fysieke badge tegen uw aangesloten RFID-lezer — de kaart-UID en scangegevens verschijnen op het scherm.
3. Selecteer uit de lijst de werknemer aan wie u de badge wilt toewijzen.
4. Klik op Naar kaart schrijven om de badge aan die werknemer te koppelen.

Hetzelfde paneel toont een lijst van alle geregistreerde kaarten, met de optie om een kaart te verwijderen als een badge verloren of opnieuw toegewezen wordt.

De Kiosk-modus maakt van een gedeelde tablet (bv. een iPad aan de ingang) een selfservice-in-/uitkloktoestel — zonder dat er RFID-lezerhardware nodig is. Dit is een aparte functie op uw license en moet geactiveerd zijn voordat Kiosk-toestellen beheren verschijnt op de Tijdsbeheer-pagina.

Een kiosk-toestel instellen

1. Klik op de zwevende knop Kiosk-toestellen beheren op de Tijdsbeheer-pagina.
2. Geef het toestel een naam (bv. "iPad onthaal") en klik op Kiosk-toestel toevoegen.
3. Stap 1 — Installeren: scan op de tablet de installatie-QR-code (of open de link rechtstreeks) en zet de pagina op het beginscherm. De kiosk moet als geïnstalleerde, volledig-scherm-app draaien — ze aanvaardt geen inloggegevens vanuit een gewoon browsertabblad.
4. Stap 2 — Verbinden: klik op Volgende om een tweede QR-code te tonen met eenmalige instelgegevens. Open op de tablet de geïnstalleerde app en scan deze code (of plak de instellink) om te koppelen.

Dagelijks gebruik op de tablet

1. De tablet toont een raster met tegels per werknemer — "Tik je naam aan." Elke tegel toont een live IN/UIT-stip en, indien ingecheckt, "In sinds {tijd}".
2. Op een naam tikken opent het pincode-scherm: "Je wordt ingeklokt" of "Je wordt uitgeklokt" (de app weet al welke, op basis van de huidige status), gevolgd door "Voer je pincode in." Het toetsenbord met 4 cijfers bevestigt automatisch bij het vierde cijfer.
3. Een resultaatscherm bevestigt "Ingeklokt", "Uitgeklokt" of "Scan ongedaan gemaakt", en keert na ongeveer twee seconden automatisch terug naar het raster.

De kiosk-pincode is een apart systeem van RFID-badges — het is de code van 4 cijfers die een werknemer intikt op de Kiosk-tablet na het aantikken van zijn/haar naam (zie Kiosk-modus hierboven). Een werknemer kan een badge, een pincode, beide, of geen van beide hebben.

Open het detailvenster van de werknemer en zoek de kaart Kiosk-pincode. Deze toont Pincode ingesteld of Geen pincode ingesteld.

• Pincode instellen / Pincode wijzigen — kies een code van 4 cijfers die de werknemer op de Kiosk-tablet zal intikken.
• Pincode verwijderen — schakelt in-/uitchecken via de kiosk uit voor die werknemer tot er een nieuwe pincode wordt ingesteld.

Een werkrooster bepaalt wanneer een werknemer geacht wordt te werken, dag per dag. Roosters worden per werknemer ingesteld — er is geen gedeeld "standaardrooster" voor het hele bedrijf, al kunt u dezelfde tijden gewoon opnieuw invullen voor elke nieuwe werknemer.

Een rooster aanmaken

1. Open het detailvenster van de werknemer en zoek de kaart Werkrooster.
2. Klik op Rooster aanmaken (of Nieuw rooster toevoegen als er al één bestaat).
3. Vul voor elke weekdag (maandag t.e.m. zondag) een begin- en eindtijd in. Laat beide leeg voor een dag waarop de werknemer niet werkt.
4. Stel Geldig vanaf in — de datum waarop dit rooster begint te gelden.
5. Sla op.

Roostergeschiedenis en toekomstige wijzigingen

Roosters in deze kaart worden getoond in een uitklapbare lijst met het label "Geldig van {datum} - Geldig tot {datum}". U kunt meerdere roosters hebben voor één werknemer — het systeem gebruikt altijd het rooster met de meest recente "geldig vanaf"-datum die niet in de toekomst ligt voor de dag die wordt gecontroleerd. Zo kunt u een nieuw rooster op voorhand klaarzetten (bv. een overstap naar deeltijds vanaf volgende maand) zonder het huidige rooster te verstoren.

• Tijden bewerken — de tijden per dag van een bestaand rooster aanpassen.
• Rooster verwijderen — enkel beschikbaar op het meest recente rooster; oudere roosters blijven bewaard als geschiedenis.

Enkele instellingen gelden voor het hele bedrijf in plaats van voor één werknemer. U vindt ze onder Account → Werktijdinstellingen.

• Werkuren — algemene werktijdinstellingen voor uw license.
• Werkpauzes — definieer pauzevensters (bv. een middagpauze van 30 minuten). Deze minuten worden automatisch afgetrokken van gewerkte en geplande tijd, overal waar uren worden opgeteld: werknemerstegels, het maandoverzicht en de PDF-export.

Een aanpassing (override) staat voor een geplande statuswijziging van één werknemer op een specifieke dag — een feestdag, ziektedag, verlof, of een handmatig aangepast werkvenster. Aanpassingen beheert u vanuit het detailvenster van de werknemer, of rechtstreeks vanaf de maandkalender.

Types aanpassingen

Elke aanpassing heeft een type: Werkend, Vrij, Feestdag, Ziek, Verlof of Ouderschapsverlof.

Een eenmalige aanpassing aanmaken

1. Zoek in het detailvenster van de werknemer de kaart Aanpassing aanmaken.
2. Kies een Type.
3. Vink Volledige dag aan, of laat het uit en vul een Starttijd / Eindtijd in voor een aanpassing van een deel van de dag.
4. Kies een begin- en einddatum — bij een periode wordt er per dag in die periode één aanpassing aangemaakt.
5. Sla op.

Gebruik de datumkiezer Aanpassingen kalender om bestaande aanpassingen te bekijken, te bewerken of te verwijderen.

Terugkerende aanpassingen

Voor een patroon dat elke week terugkeert, gebruikt u de kaart Terugkerende aanpassingen in plaats van elke aanpassing apart aan te maken: kies een type, volledige dag of start-/eindtijd, de weekdagen waarop het van toepassing is, en een datum Geldig vanaf (met optioneel een einddatum, of laat het lopen tot nader order). Typische toepassingen: ouderschapsverlof elke donderdag- en vrijdagnamiddag, of een permanente halve dag op woensdag.

• Einddatum instellen — een open terugkerende regel afsluiten.
• Terugkerende aanpassing verwijderen — de regel volledig verwijderen (aanpassingen die de regel al gegenereerd heeft, blijven bewaard als geschiedenis).

Hoe aanpassingen zich verhouden tot het rooster

Een aanpassing wijzigt een geplande status; een werksessie is de werkelijke in-/uitcheckregistratie. Als een werknemer vergeet in of uit te checken, of een scan mislukt, corrigeert u dit rechtstreeks.

Vanuit het werknemersvenster

De kaart Werksessie toont de huidige status. Als de werknemer is ingecheckt, kunt u de Intijd instellen/aanpassen, of Sessie sluiten gebruiken met een gekozen sluitingstijd om handmatig uit te checken. Is de werknemer niet ingecheckt, dan start Werknemer inchecken een nieuwe sessie op een tijdstip dat u kiest.

Vanuit de maandkalender

Open het maandoverzicht van de werknemer (Bekijk maandoverzicht) en klik op een dag om de sessies van die dag te zien. Van daaruit kunt u:

• Sessie toevoegen — een volledig gemiste in-/uitcheckregistratie alsnog registreren.
• Bewerken — de in- of uitchecktijd van een bestaande sessie corrigeren.
• Sessie verwijderen — een foutieve sessie verwijderen (bv. een dubbele of onbedoelde scan).

Bedrijfsbrede sluitingsdagen — feestdagen, een kerstsluiting, een bedrijfsuitstap — beheert u eenmalig, centraal, in plaats van per werknemer.

1. Ga naar Account → het tabblad Hollidays.
2. Kies met de jaarkiezer het jaar dat u instelt.
3. Klik op Add new holliday en vul een begindatum, een einddatum en een vrije tekst als Reden in (bv. "Kerstsluiting" of "Feestdag — Wapenstilstand").
4. Sla op. Gebruik de bewerk-/verwijdericonen per rij om een fout te corrigeren, of het prullenbak-icoon om alle feestdagen van het geselecteerde jaar te wissen.

Het raster onder Tijdsbeheer is uw dashboard in één oogopslag. Elke tegel toont:

• Een IN / UIT-badge — vol groen als de werknemer momenteel is ingecheckt.
• Een oranje "Afwezig"-waarschuwingsicoon als de werknemer volgens het rooster nu zou moeten werken maar geen open sessie heeft — een snelle manier om te zien wie niet is komen opdagen.
• Rijen Vandaag en Morgen met een kleurgecodeerde status (Werkend, Vrij, Feestdag, Ziek, Verlof, Ouderschapsverlof) en het geplande tijdvenster indien werkend.
• Een voettekstregel met ofwel "Ingecheckt: {tijd} · {verstreken duur}", ofwel de laatst geregistreerde sessie als de werknemer niet is ingecheckt.

Klik op een tegel om het volledige detailvenster van die werknemer te openen.

Andere hulpmiddelen op deze pagina

Zwevende knoppen rechtsonder geven toegang tot:

• Logs bekijken — een gepagineerd logboek van elke RFID-scan (kaart-UID, gebeurtenistype, tijdstip).
• Meldingsinstellingen — per bedrijfsgebruiker instelbaar wie een melding krijgt wanneer een werknemer als "Afwezig" wordt getoond (gepland maar niet ingecheckt).
• Kiosk-toestellen beheren — enkel zichtbaar als Kiosk geactiveerd is op uw license (zie de sectie Kiosk-modus hierboven).

Klik bij een willekeurige werknemer op Bekijk maandoverzicht om de maandkalender te openen — een dag-per-dag overzicht voor een gekozen maand, met pijltjes voor de vorige/volgende maand.

Een PDF exporteren

1. Open het maandoverzicht van de werknemer en navigeer naar de gewenste maand.
2. Klik op Exporteer PDF in de werkbalk rechtsboven.
3. Een bestand met de naam {Voornaam}-{Achternaam}-{JJJJ}-{MM}.pdf wordt onmiddellijk gedownload — zonder tussenkomst van de server, dus het werkt ook als de gegevens enkel voor u zichtbaar zijn.

Wat staat er in de PDF

• Een samenvattingsrij: Totaal gewerkt, Totaal gepland, Verschil en Totale pauzes voor de maand.
• Eén tabelrij per kalenderdag, met kolommen voor Datum, Geplande uren, Aanpassing (type en tijdvenster, indien van toepassing), Sessies (alle in-/uitcheckparen die dag, of "open" voor een nog lopende sessie), Pauze en Gewerkte minuten.
• Een voettekst "Gegenereerd op {datum/tijd}".